ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели с 2023 года подают в Социальный фонд России вместо четырёх прежних отчётов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Это не один отчёт раз в квартал, а конструктор: каждый подраздел живёт по своему сроку — от следующего рабочего дня после приказа до 25 января. Разбираем состав, сроки, штрафы и каналы отправки из подборки сервисов отчётности.
Короткий ответ
ЕФС-1 — это «Единая форма сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведений о начисленных страховых взносах на травматизм». Её подают в Социальный фонд России (СФР) все страхователи: организации, ИП с наёмными работниками и заказчики по договорам ГПХ — гражданско-правового характера. А вот ИП без сотрудников ЕФС-1 не сдаёт вообще. Весь его календарь разобран в отдельном материале какую отчётность сдаёт ИП.
Главное недоразумение вокруг формы: её считают единым квартальным отчётом. На деле вы почти никогда не отправляете ЕФС-1 целиком. Вы подаёте титульный лист плюс тот подраздел, по которому наступило событие. Приняли человека — на следующий рабочий день уходит подраздел 1.1. Закончился год — до 25 января уходят сведения о стаже. Закончился квартал — уходит раздел 2 по взносам на травматизм.
Формат зависит от численности застрахованных лиц. Если их 11 и больше — только электронно, с квалифицированной подписью; 10 и меньше — можно на бумаге, но на практике по срокам это почти нереально. Готовые каналы отправки собраны в подборке сервисов электронной отчётности.
| Ваш случай | С чего начать | Почему так |
|---|---|---|
| ИП без работников | ЕФС-1 не сдавать, свериться со списком отчётов ИП | нет застрахованных лиц — нет сведений персучёта |
| Первый сотрудник в штате | подключить оператора, например Контур.Экстерн, и выпустить электронную подпись | на подраздел 1.1 по приёму даётся один рабочий день |
| Учёт ведётся в 1С | 1С-Отчётность прямо из конфигурации | форма уходит из окна программы без выгрузки файлов |
| 11 и более застрахованных лиц | любой оператор из рейтинга сервисов отчётности | бумажный вариант формы законом не допускается |
| Много кадровых событий в месяц | связка кадрового электронного документооборота и отчётности Такском | приказ и сведения готовятся в одном контуре |
Что такое ЕФС-1 и какие отчёты она заменила
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России — это сделал Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ. Вместе с фондами слили и отчётность: вместо четырёх привычных бланков появилась одна форма с разделами. Базовые правила подачи описаны в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учёте. Всё, что касается взносов на травматизм, живёт в другом законе — от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Сама форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Редакции бланка периодически обновляются, поэтому перед отправкой имеет смысл убедиться, что сервис подставляет актуальную версию, — у операторов это происходит автоматически, при ручной подготовке файла проверяйте сами.
ЕФС-1 объединила четыре отчёта. Понимать, что откуда переехало, полезно: старые названия до сих пор встречаются в кадровых инструкциях и в разговорах с бухгалтерами.
| Отчёт до 2023 года | Что показывал | Куда переехал |
|---|---|---|
| СЗВ-ТД | приём, перевод, увольнение, договоры ГПХ | подраздел 1.1 |
| СЗВ-СТАЖ | страховой стаж за календарный год | подраздел 1.2 |
| ДСВ-3 | дополнительные взносы на накопительную пенсию | подраздел 3 |
| 4-ФСС | взносы на страхование от несчастных случаев | раздел 2 |
Из чего состоит форма: разделы и подразделы
Структура ЕФС-1 такая: титульный лист, раздел 1 о трудовой деятельности, стаже и дополнительных взносах и раздел 2 о взносах на травматизм. Титульный лист заполняют всегда — там регистрационный номер страхователя, ИНН, КПП, ОГРН, отчётный период и количество застрахованных лиц. Дальше вы прикладываете только те подразделы, которые нужны по событию.
Раздел 1 устроен как матрёшка. Подраздел 1 — анкета конкретного человека: фамилия, СНИЛС, дата рождения, гражданство; он идёт «шапкой» к подразделам 1.1, 1.2 и 1.3 и отдельно не подаётся. Подраздел 1.1 — кадровые мероприятия, подраздел 1.2 — страховой стаж, подраздел 1.3 нужен только государственным и муниципальным учреждениям и содержит сведения о зарплате работников бюджетной сферы.
Отдельно живут подраздел 2 — основания для досрочной пенсии по вредным и особым условиям работы, и подраздел 3 — сведения о людях, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию. Раздел 2 делится на подразделы: расчёт сумм взносов, сведения по договорам о передаче персонала и итоги медосмотров и спецоценки условий труда на начало года.
| Часть формы | Что внутри | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Титульный лист | реквизиты страхователя и отчётный период | все, при любой подаче |
| Подраздел 1.1 | приём, перевод, увольнение, договоры ГПХ | все работодатели и заказчики |
| Подраздел 1.2 | страховой стаж за год | только по «особым» периодам |
| Подраздел 2 | основания для досрочной пенсии | вредные и тяжёлые условия работы |
| Подраздел 3 | дополнительные взносы на накопительную пенсию | те, кто их удерживает |
| Раздел 2 | взносы на травматизм и спецоценка | все организации, ИП с работниками |
Кто сдаёт ЕФС-1 и за кого
Сдаёт страхователь — тот, кто платит человеку за труд. Это организации любой формы, ИП с работниками, а также заказчики по гражданско-правовым договорам: подряда, оказания услуг, авторского заказа. Исполнителя по договору ГПХ показывают в подразделе 1.1 наравне со штатным сотрудником — при заключении и при расторжении договора. Забытые исполнители — одна из самых частых причин штрафа.
Организация остаётся страхователем, даже если в ней нет ни одного сотрудника. Раздел 2 по взносам на травматизм она сдаёт всё равно, просто с нулевыми показателями. ИП без работников не сдаёт ЕФС-1 ни в каком виде: у него нет застрахованных лиц, а взносы за себя к персучёту отношения не имеют.
Подраздел 1.2 подают не на всех подряд. С отчётности за 2023 год в него включают только тех, у кого в году были особенности учёта стажа. Это работа во вредных условиях или в районах Крайнего Севера, отпуск без сохранения зарплаты, простой. Сюда же попадают детские отпуска, приостановление трудового договора и периоды без выплат. Если у сотрудника весь год была обычная работа с обычной зарплатой, отдельные сведения о стаже на него не подаются.
- Организации — раздел 2 всегда, остальные подразделы по событиям
- ИП с работниками — как организация, но без нулевого раздела 2 до найма первого человека
- Заказчики по ГПХ — подраздел 1.1 и раздел 2, если по договору платятся взносы на травматизм
- Обособленные подразделения со своим счётом и начислениями — отчитываются по своему адресу
- ИП без сотрудников и самозанятые — ЕФС-1 не касается
Сроки сдачи: что и когда подавать
Сроки в ЕФС-1 разнесены по подразделам, и это главное, что нужно вынести из формы. Кадровые мероприятия делятся на две группы. Приём на работу, увольнение, заключение и расторжение договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора. Перевод, присвоение квалификации, приостановление и возобновление трудового договора, подача заявления о выборе формы трудовой книжки, запрет занимать должность по решению суда — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
Сведения о стаже подаются раз в год, до 25 января года, следующего за отчётным. Дополнительные взносы на накопительную пенсию и взносы на травматизм — ежеквартально, до 25-го числа месяца после отчётного периода. Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
| Что подаёте | Срок | Периодичность |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1: приём, увольнение, начало и окончание ГПХ | следующий рабочий день после приказа или договора | по событию |
| Подраздел 1.1: перевод, квалификация, приостановка договора | до 25-го числа следующего месяца | по событию |
| Подразделы 1.2 и 2: стаж и досрочная пенсия | до 25 января следующего года | раз в год |
| Подраздел 3: дополнительные взносы | до 25-го числа месяца после квартала | раз в квартал |
| Раздел 2: взносы на травматизм | 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января | раз в квартал |
Как сдавать: электронно или на бумаге
Форма уходит в отделение СФР по месту регистрации страхователя. Обособленное подразделение, у которого есть свой расчётный счёт и которое само начисляет выплаты работникам, отчитывается по своему месту учёта. Способ подачи зависит от численности застрахованных лиц за отчётный период: 11 человек и больше — только электронно, 10 и меньше — на выбор.
Для электронной подачи нужны две вещи: квалифицированная подпись руководителя или ИП и канал доставки. Подпись для юрлица бесплатно выпускает удостоверяющий центр ФНС. А вот защищённый носитель (флешку-токен) и лицензию на программу-криптопровайдер покупают отдельно, за свои деньги. Если форму подписывает не директор, а бухгалтер или сотрудник аутсорсинговой компании, потребуется машиночитаемая доверенность; подробности — в разборе электронной подписи.
Канал доставки — это сервис оператора: он подставляет актуальный бланк, проверяет форму на форматно-логические ошибки до отправки, подписывает и приносит квитанцию о приёме. Без оператора остаётся личный кабинет страхователя на сайте СФР, но там нет ни автопроверки, ни календаря сроков, ни архива с историей сдачи.
Контур.Экстерн 9.8/10
Эталон электронной отчётности в РФ — для бухгалтеров, ИП, ООО и аутсорсинга
Сколько стоит сдавать отчётность в СФР
Отдельного тарифа «только ЕФС-1» на рынке нет: вы покупаете направление СФР в составе тарифа оператора, где обычно уже есть ФНС и Росстат. Разброс на старте — от полутора тысяч до одиннадцати тысяч рублей в год, и разница объясняется не качеством доставки, а набором направлений и числом организаций в тарифе.
Ниже — стартовые цены по данным te9 на сентябрь 2026 года из карточек продуктов; принцип, по которому мы проверяем и обновляем цифры, описан в методологии. Точная сумма зависит от региона и режима налогообложения, поэтому итоговый счёт считайте по калькулятору оператора.
| Сервис | Стартовые тарифы | Что входит |
|---|---|---|
| Контур.Экстерн | нулевая отчётность от 2 000 ₽/год, «Оптимальный плюс» от 10 900 ₽/год | ФНС, СФР, Росстат и ещё 5 ведомств, тест-драйв 14 дней |
| Электронная отчётность Такском | «Привычный-1С» от 5 060 ₽/год, «Удобный» от 6 200 ₽/год | связка с 1С, поддержка 24/7, тест-драйв 10 дней |
| 1С-Отчётность | «Верное решение» 1 500 ₽/год, основной от 5 000 ₽/год | 7 ведомств из окна 1С, 0 ₽ с договором ИТС ПРОФ |
| СБИС Отчётность | «Нулёвка» от 1 500 ₽/год, «Лёгкий (ИП)» от 4 200 ₽/год | сверка с госорганами и налоговым счётом в один клик |
| Астрал Отчёт | ИП 5 900 ₽/год, юрлицо 11 000 ₽/год | браузер, Windows и macOS, 30 дней бесплатно |
Если кадровых событий много и вы всё равно считаете зарплату в программе, дешевле брать связку: учётная система готовит данные, оператор доставляет форму. Такую логику закрывают СБИС Бухгалтерия и сервисы из подборки расчёта зарплаты, а микробизнесу с одним-двумя сотрудниками часто хватает онлайн-бухгалтерии для ИП.
1С-Отчётность 9.6/10
Отчётность прямо из 1С без внешних кабинетов — для тех, кто живёт в учётной программе
Что делать, если в поданных сведениях ошибка
Ошибку в ЕФС-1 исправляют не письмом, а новой подачей формы. Механика зависит от подраздела. В подразделе 1.1 неверную запись отменяют: подают ту же строку и ставят знак «X» в графе признака отмены записи, а следом отдельной строкой вносят правильные сведения. Просто «переподать» верный вариант поверх ошибочного нельзя — в базе останутся оба кадровых мероприятия.
В подразделах 1.2 и 3 используется тип сведений: «Исходная» — первая подача, «Корректирующая» — замена сведений за тот же период, «Отменяющая» — полное удаление ранее поданной строки. Раздел 2 корректируется иначе: подаётся уточнённая форма за весь отчётный период целиком, с правильными суммами и с тем же кодом периода.
Самое важное правило: если вы нашли и исправили ошибку сами, до того как её обнаружил фонд, штрафа по персучёту не будет. А если СФР прислал уведомление об устранении расхождений, на исправление даётся 5 рабочих дней с даты получения электронного уведомления. Уложились в срок — штрафа тоже не будет, и это дешевле любых споров с фондом.
Частые ошибки в ЕФС-1 и цена каждой
Опоздали с подразделом 1.1 по приёму или увольнению
Самый дорогой промах в пересчёте на усилия. Штраф — 500 ₽ за каждое застрахованное лицо по статье 17 закона № 27-ФЗ плюс 300–500 ₽ на должностное лицо по статье 15.33.2 КоАП РФ. Приняли пятерых в один день и забыли отправить — это уже 2 500 ₽ только по фонду.
Сдали раздел 2 позже срока
Здесь работает статья 26.30 закона № 125-ФЗ: 5% от суммы взносов, начисленных за последние 3 месяца отчётного периода, за каждый полный и неполный месяц просрочки. Потолок — 30% от этой суммы, минимум — 1 000 ₽. Даже при нулевых взносах опоздание обойдётся в тысячу рублей.
Подали на бумаге при 11 и более работниках
Нарушение формата подачи стоит 1 000 ₽ по закону № 27-ФЗ за сведения персучёта и ещё 200 ₽ по закону № 125-ФЗ за раздел 2. Отдельно неприятно, что форма при этом считается непринятой, а сроки продолжают идти.
Не показали исполнителей по договорам ГПХ
Подрядчик и исполнитель по договору оказания услуг — такие же застрахованные лица. Их вносят в подраздел 1.1 при заключении и расторжении договора и учитывают при подсчёте численности для выбора формата подачи. Пропуск даёт те же 500 ₽ за человека.
Забыли про нулевой раздел 2 в организации без сотрудников
ООО без единого работника всё равно остаётся страхователем и подаёт раздел 2 с нулями каждый квартал. Мысль «нам нечего сдавать» стоит 1 000 ₽ за каждый пропущенный период — арифметика за год складывается в 4 000 ₽ на ровном месте.
СБИС Отчётность 8.4/10
Электронная отчётность в экосистеме Saby (СБИС) со сверкой с госорганами в один клик
Что делать дальше
Соберите систему один раз, и форма перестанет быть источником нервов: у вас появится понятный список событий, понятные сроки и место, где всё это отправляется с квитанцией.
- Выпишите, какие подразделы касаются именно вас: есть ли вредные условия, ГПХ, дополнительные взносы
- Выпустите квалифицированную подпись и, если подписывает не директор, оформите машиночитаемую доверенность
- Выберите оператора в подборке сервисов отчётности и включите напоминания по срокам
- Проверьте, что кадровые приказы попадают к бухгалтеру в тот же день — здесь помогает кадровый электронный документооборот
- Раз в квартал сверяйте численность в ЕФС-1 с расчётом по взносам и храните квитанции о приёме
Если штат только формируется и отчётность пока минимальна, начните с общего календаря из материала какую отчётность сдаёт ИП. А сервис отчётности подключайте в день найма первого сотрудника: тянуть здесь дороже, чем платить.
