КЭДО — кадровый электронный документооборот: трудовые договоры, приказы, заявления и ознакомления оформляют и подписывают электронной подписью, без бумажного дубликата. Право на это дают статьи 22.1–22.3 ТК РФ, переход добровольный и требует приказа, положения и согласий сотрудников. Разбираем, что можно перевести в цифру, какие подписи нужны сторонам и во что обходится переход. Платформы сравнили в рейтинге систем кадрового ЭДО.
Короткий ответ
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это работа с кадровыми документами полностью в электронном виде: работодатель формирует документ в системе, сотрудник открывает его в личном кабинете со смартфона и подписывает электронной подписью. Бумажный дубликат не создаётся. Электронный оригинал равен бумажному по юридической силе.
Право отказаться от бумаги работодатели получили в ноябре 2021 года: закон 377-ФЗ дополнил Трудовой кодекс статьями 22.1, 22.2 и 22.3. Переход добровольный в обе стороны. Компанию никто не обязывает переходить, но и сотрудник вправе не дать согласие. Исключение одно: те, кто впервые вышел на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату, переходят на кадровый ЭДО без отдельного согласия.
Дальше всё упирается в размер штата и в то, где вы ведёте кадровый учёт. Ниже короткая развилка, а подробное сравнение платформ с оценками и тарифами собрано в подборке сервисов кадрового ЭДО; как мы считаем баллы, описано в методологии.
| Ваш случай | С чего начать | Почему так |
|---|---|---|
| ИП или компания до 30 человек, все в офисе | Государственная платформа «Работа в России» и подписи в Госключе | Лицензии и подписи бесплатны, объём документов не окупит подписку |
| 30–150 человек, кадры уже в 1С:ЗУП | 1С:Кабинет сотрудника | Запускается прямо из ЗУП, от 28 ₽/мес за сотрудника |
| Удалённые сотрудники и филиалы в разных городах | Контур.КЭДО или HRlink | Массовое подписание, документ доходит за секунды вместо курьера |
| Хранение только на своих серверах, без облака | EnDocs или VK HR Tek | Есть установка на ваших серверах (on-premise), EnDocs внесён в реестр российского ПО |
| Уже работаете в экосистеме Saby (бывший СБИС) | СБИС КЭДО | Кадры, зарплата и отчётность в одном окне |
Что такое КЭДО с точки зрения закона
Аббревиатура расшифровывается прямолинейно: кадровый электронный документооборот. Это создание, подписание, передача и хранение кадровых документов в электронном виде с применением электронной подписи, без обязательного бумажного экземпляра. Термин закрепился после закона 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года.
Статья 22.1 ТК РФ разрешает работодателю вести кадровые документы без дублирования на бумаге и перечисляет исключения. Статья 22.2 описывает процедуру перехода: локальный нормативный акт, уведомление, согласие сотрудника. Статья 22.3 определяет, какие электронные подписи допустимы для каждой стороны и каждого типа документа. Технику подписи задаёт 63-ФЗ «Об электронной подписи» 2011 года, а правила работы с персональными данными — закон 152-ФЗ.
Кадровый ЭДО легко спутать с обычным электронным документооборотом с контрагентами. Разница принципиальная: там вы обмениваетесь счетами-фактурами, УПД и актами через оператора, здесь — трудовыми договорами и приказами с собственными сотрудниками. Отличаются и требования к подписям, и сроки хранения, и сама юридическая рамка: внешний ЭДО живёт по налоговому законодательству, кадровый — по трудовому.
Вести кадровый документооборот можно в двух контурах. Первый — государственная цифровая платформа «Работа в России»: лицензий нет, подписи через Госключ бесплатны, но нет интеграции с учётной системой и сложных маршрутов согласования. Второй — информационная система работодателя, то есть коммерческая платформа КЭДО: массовые операции, шаблоны, связка с 1С:ЗУП и расчётом зарплаты.
Какие документы можно перевести в электронный вид
В цифру уходит почти весь кадровый архив. Это трудовые договоры и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводе, отпуске и командировке, заявления и графики отпусков. Сюда же попадают должностные инструкции, положения, уведомления, ознакомления с локальными актами, служебные записки и расчётные листки. В зрелых платформах счёт идёт на сотни типов документов: в СБИС КЭДО заявлено больше 160 типов кадровых документов.
Запретов немного, но они жёсткие и перечислены в части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Три документа остаются на бумаге при любой платформе, и попытка подписать их электронно означает, что документа юридически нет. Отдельная история — трудовая книжка: бумажную книжку в электронный вид не переводят, а сведения о трудовой деятельности работодатель сдаёт в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1. ЕФС-1 — это единая форма сведений о работниках: один отчёт, в который попадают приём, перевод, увольнение и стаж. У тех, кто впервые устроился на работу после 2021 года, бумажной книжки нет вовсе.
Ознакомления с локальными актами — самая выгодная часть перехода. Новому сотруднику обычно нужно прочитать и подписать 8–15 документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, о персональных данных, о коммерческой тайне, должностную инструкцию. На бумаге это папка и полдня кадровика, в системе — рассылка одним действием со счётчиком непрочитанных.
Проверьте свой перечень по таблице до того, как настраивать маршруты в системе, — переделывать шаблоны потом дороже. В последней колонке встретятся две аббревиатуры. УКЭП — это усиленная квалифицированная электронная подпись, та самая «настоящая» подпись компании из удостоверяющего центра. УНЭП — усиленная неквалифицированная, попроще: её силу стороны признают отдельным соглашением. Подробно разбираем их в следующем разделе.
| Документ | В электронном виде | Что учесть |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашения | Да | Работодатель подписывает только усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) |
| Приказы о приёме, переводе, отпуске | Да | Достаточно усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) работодателя |
| Приказ об увольнении | Нет | Прямое исключение в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, только бумага |
| Акт о несчастном случае на производстве | Нет | Оформляется по установленной форме на бумаге |
| Журналы и листы инструктажей по охране труда | Нет | Электронный учёт возможен лишь по правилам постановления Правительства № 2464 |
| Трудовая книжка | Нет | Электронные сведения идут в СФР через отчёт ЕФС-1 |
Какие подписи нужны работодателю и сотруднику
В кадровом ЭДО работают три вида подписей. УКЭП — усиленная квалифицированная: выдаётся удостоверяющим центром ФНС или его доверенными лицами руководителю, приравнена к собственноручной подписи с печатью. УНЭП — усиленная неквалифицированная: её выпускает удостоверяющий центр компании, оператор платформы или приложение Госключ, юридическую силу ей придаёт соглашение сторон. ПЭП — простая: логин, пароль и код из СМС или учётная запись на Госуслугах.
Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий договора работодателю нужна только УКЭП. Для всего остального в своей информационной системе достаточно УНЭП, а сотруднику по большинству документов хватает простой подписи.
Ключевой момент, который часто упускают: расходы на получение и использование электронной подписи сотрудником несёт работодатель. Если вы выпускаете УНЭП через удостоверяющий центр, умножьте цену сертификата на штат и заложите в бюджет ежегодное продление. Бесплатная альтернатива — Госключ: сотрудник ставит приложение, подтверждает личность через Госуслуги и подписывает со смартфона.
| Тип документа | Подпись работодателя | Подпись сотрудника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о взыскании, уведомление об изменении условий труда | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, приказы об отпуске, ознакомления, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП или УКЭП |
Одна оговорка про простую подпись: она работает только внутри вашей информационной системы и только если положение о кадровом ЭДО описывает, как система идентифицирует человека и фиксирует факт подписания. Логин с общим паролем на отдел или подпись «по кнопке» без журнала событий в суде рассыпается. Проверьте, что платформа хранит протокол: кто, когда и с какого устройства подписал документ.
Где брать сертификаты руководителю и бухгалтеру, разобрано в подборке удостоверяющих центров. Если сотрудник подписывает документы от имени компании во внешнем документообороте, к его подписи понадобится машиночитаемая доверенность — во внутреннем кадровом контуре она не нужна.
Контур.КЭДО 9.8/10
Компаниям с удалёнными и распределёнными сотрудниками, крупным HR-отделам
Как перейти на КЭДО: шесть шагов
Переход — это не установка программы, а изменение локальной нормативной базы. Порядок задан статьёй 22.2 ТК РФ, и пропуск любого шага делает электронные документы уязвимыми при проверке или в суде. На весь путь у компании до 100 человек уходит от двух недель до полутора месяцев.
Шаг 1. Выбрать контур
Определитесь, работаете вы на платформе «Работа в России» или в собственной информационной системе. От этого зависит и бюджет, и набор доступных подписей: на государственной платформе сотрудник подписывает через Госключ, в коммерческой системе можно раздать простые подписи.
Шаг 2. Издать локальный нормативный акт
Приказ о введении кадрового электронного документооборота и положение о порядке его ведения. В положении фиксируют: какая система используется, какие документы переводятся в электронный вид, виды подписей для каждой группы документов, порядок доступа и сроки подписания. Если есть профсоюз, акт принимается с учётом его мнения.
Шаг 3. Уведомить сотрудников
Уведомление вручается каждому под подпись, срок в законе не установлен, но разумно дать 5–10 рабочих дней на решение. В уведомлении объясните право отказаться и то, что отказ не влечёт увольнения или отказа в приёме на работу, — это прямая норма ст. 22.2 ТК РФ.
Шаг 4. Собрать согласия
Согласие оформляется письменно и отдельно от уведомления. Согласие не нужно от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату. Отказавшиеся продолжают работать на бумаге — держите для них параллельный процесс.
Шаг 5. Завести сотрудников и подписи
Загрузите штат в систему, синхронизируйте с 1С:ЗУП, выпустите подписи. Этот шаг самый долгий: люди ставят приложение, проходят идентификацию, забывают пароли. Начните с пилота на одном отделе — так вы соберёте типовые вопросы до масштабирования.
Шаг 6. Настроить маршруты и архив
Пропишите, кто согласует и в каком порядке подписывает каждый тип документа, и проверьте выгрузку. Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные: трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 лет, приказы об отпусках и табели — 5 лет.
Что даёт КЭДО в цифрах
Бумага сама по себе экономит мало. Пачка на 500 листов стоит около 400 ₽, с учётом тонера и износа принтера лист обходится в 2–3 ₽. При 30–60 листах кадровых документов на человека в год компания на 50 сотрудников тратит на печать 3 000–9 000 ₽, в среднем около 6 000 ₽. Это не аргумент для внедрения.
Основная экономия в двух других статьях. Первая — время кадровика: бумажный цикл «распечатать, найти человека, подписать, подшить» занимает 8–12 минут на документ, электронный — минуту. При 25 документах на сотрудника в год это 1 250 документов для штата в 50 человек и около 190 часов ручной работы, примерно 24 рабочих дня. Вторая — доставка: одна отправка документов удалённому сотруднику курьерской службой стоит 350–500 ₽, а цикл «отправили — подписал — вернул» растягивается на 5–10 дней.
Скорость подписания меняется на порядок. По данным te9 на сентябрь 2026, HRlink заявляет, что 75% документов подписывается в течение суток, а интеграция с 1С занимает 15 минут. У Контур.КЭДО согласование сокращается с дней до часов, а доставка документа сотруднику занимает секунды. Для распределённой команды это разница между оформлением отпуска за неделю и за час.
Третий эффект виден на найме. Оформление удалённого сотрудника по бумажной схеме занимает 5–14 дней и часто срывается на почтовой пересылке, в кадровом ЭДО пакет документов подписывается в день выхода. Для компаний с текучестью это прямая экономия: каждый день простоя нового человека стоит его дневной ставки плюс времени руководителя.
HRlink 9.4/10
Среднему и крупному бизнесу, госсектору и IT, кому нужен чистый КЭДО-лидер
Сколько стоит КЭДО на 50 и 200 сотрудников
Цену считают за сотрудника в год, реже — за организацию. Начальные тарифы по данным te9 на сентябрь 2026 такие. У HRlink тариф Lite стоит от 500 ₽/год за человека, Standard — от 700 ₽/год, PRO — от 1 200 ₽/год. Контур.КЭДО берёт от 500 ₽/год за лицензию сотрудника, входящие документы бесплатны. VK HR Tek — от 400 ₽/год за сотрудника, 1С:Кабинет сотрудника — от 28 ₽/мес за сотрудника. СБИС КЭДО считает от организации: от 6 000 ₽/год, расширенная конфигурация — до 46 000 ₽/год. У EnDocs конструктор стоит от 350 ₽/мес за пользователя, тариф COMBO — от 7 000 ₽/мес.
Сложите лицензии с выпуском подписей и вычтите то, что перестанете тратить. В расчёте ниже мы взяли 25 кадровых документов на человека в год, час кадровика по 400 ₽ и 20% удалённых сотрудников с шестью отправками в год — подставьте свои значения, порядок величин не изменится.
| Статья | 50 сотрудников | 200 сотрудников |
|---|---|---|
| Лицензии, начальный тариф от 500 ₽/год | 25 000 ₽/год | 100 000 ₽/год |
| Печать и бумага, которые уходят | −6 000 ₽/год | −24 000 ₽/год |
| Курьеры удалённым, 400 ₽ за отправку | −24 000 ₽/год | −96 000 ₽/год |
| Время кадровика, 9 минут на документ | −75 000 ₽/год | −300 000 ₽/год |
| Итог первого года | −80 000 ₽ | −320 000 ₽ |
Отдельно заложите разовые расходы: выпуск УНЭП, если не идёте через Госключ, доработку интеграции и обучение. Для стека 1С самый дешёвый вход — 1С:Кабинет сотрудника с триалом 45 дней: 50 человек обойдутся примерно в 16 800 ₽/год.
1С:Кабинет сотрудника 9.0/10
Компаниям, уже работающим на стеке 1С:ЗУП или Бухгалтерия
Частые ошибки при переходе на КЭДО
Начали подписывать без положения и согласий. Самая дорогая ошибка. Электронный документ без действующего локального акта суд и инспекция труда могут не признать, а нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП стоит компании 30 000–50 000 ₽, должностному лицу — 1 000–5 000 ₽. За ненадлежаще оформленный трудовой договор по ч. 4 той же статьи юрлицо платит 50 000–100 000 ₽.
Подписали приказ об увольнении электронно. Он в списке исключений ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Работник оспорит увольнение, компания получит восстановление, оплату вынужденного прогула и судебные издержки — цена измеряется месяцами среднего заработка.
Взяли для трудового договора неквалифицированную подпись работодателя. Для трудового договора, договора о материальной ответственности и приказа о дисциплинарном взыскании нужна УКЭП. Договор, подписанный УНЭП со стороны компании, придётся переподписывать по всему штату.
Не выдали документ на бумаге по заявлению сотрудника. Работодатель обязан по письменному заявлению выдать заверенную копию электронного кадрового документа. Стандартный срок по ст. 62 ТК РФ — 3 рабочих дня, при увольнении — в день прекращения договора.
Не подумали про архив и выгрузку. Договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, и хранить их придётся в формате, читаемом без вашей текущей платформы. Заранее проверьте, что система отдаёт документы вместе с файлами подписи, — иначе смена вендора превратится в проект на месяцы.
Оставили бумажный процесс без описания. Отказавшиеся сотрудники и документы-исключения никуда не деваются. Если в положении не сказано, как с ними работать, кадровик ведёт два процесса по памяти и рано или поздно теряет подпись на бумажном приказе об увольнении. Опишите оба контура в одном документе.
Что делать дальше
Переход на кадровый ЭДО раскладывается на понятную последовательность. Пройдите её по чек-листу — на компании до 100 человек это две-три недели работы кадровика и юриста, без внешнего консалтинга.
- Посчитайте кадровые документы за прошлый год и долю сотрудников вне офиса
- Решите, хватит ли бесплатной платформы «Работа в России» или нужна своя система
- Составьте перечень документов для перевода в цифру и отделите исключения
- Издайте приказ и положение, уведомите сотрудников и соберите согласия
- Запустите пилот на одном отделе, выпустите подписи и проверьте выгрузку архива
Дальше — выбор платформы. Сравните кандидатов по тарифам, интеграциям и скорости внедрения в рейтинге КЭДО-систем. Если кадры у вас идут вместе с расчётом, посмотрите смежные категории: сервисы расчёта зарплаты и операторов ЭДО для документов с контрагентами.
