Больничный считают по одной формуле: заработок за два года делят на 730, умножают на процент по стажу и на дни болезни. Первые 3 дня платит работодатель, остальное — СФР. В 2026 году максимум дневного пособия — 6 827,40 ₽, минимум привязан к МРОТ. Разбираем расчёт по шагам с примерами, а инструменты собраны в подборке сервисов расчёта зарплаты.
Короткий ответ
Пособие по временной нетрудоспособности считают в три действия. Складывают все выплаты сотруднику, с которых платили страховые взносы, за два календарных года перед годом болезни и делят сумму на 730 — получается средний дневной заработок. Умножают его на процент по страховому стажу: 60, 80 или 100. Умножают результат на число календарных дней болезни из электронного листка нетрудоспособности.
Первые 3 календарных дня болезни самого работника оплачивает работодатель из своих денег, с четвёртого дня и до закрытия листка пособие назначает и перечисляет Социальный фонд России (СФР). Больничный по уходу за ребёнком или другим родственником фонд закрывает целиком с первого дня.
В расчёте 2026 года участвует заработок за 2024 и 2025 годы, причём сумма за каждый год ограничена предельной базой по взносам: 2 225 000 ₽ и 2 759 000 ₽. Отсюда потолок среднего дневного заработка — 6 827,40 ₽. Нижняя граница считается от МРОТ — минимального размера оплаты труда, в 2026 году это 27 093 ₽. Чтобы не собирать эту арифметику вручную каждый месяц, бухгалтеры берут программу из рейтинга сервисов расчёта зарплаты.
| Ваш случай | С чего начать | Почему |
|---|---|---|
| ИП с 2–3 сотрудниками, больничные раз в квартал | Модуль в облачной бухгалтерии — Моё дело — Зарплата | Считает пособие и сразу переносит суммы в отчётность, отдельная программа не нужна |
| Штатный бухгалтер, сложные начисления и надбавки | Контур.Зарплата | Отрабатывает нестандартные случаи: замену лет, районные коэффициенты, неполное время |
| Средний бизнес, кадры и зарплата в одном контуре | 1С:Зарплата и управление персоналом | Больничный, кадровый учёт и отчётность в СФР живут в одной базе |
| Распределённый штат, сотрудники в разных городах | СБИС Зарплата | Личный кабинет сотрудника закрывает вопросы «а сколько мне начислили» |
| Разовый расчёт для одного человека | Формула ниже и калькулятор в вашей учётной программе | Ради одного больничного менять систему не нужно |
Кто платит первые три дня, а что берёт на себя СФР
С 2021 года пособие выплачивается напрямую из фонда: работодатель больше ничего не зачитывает в счёт взносов и не ждёт возмещения. Схема простая. Болезнь или травма самого работника — первые 3 календарных дня за счёт работодателя, с 4-го дня и далее за счёт СФР (ч. 2 ст. 3 закона 255-ФЗ от 29.12.2006). Считает свою часть работодатель, часть фонда фонд считает сам по переданным сведениям.
Есть случаи, когда компания не платит ни дня. Уход за больным ребёнком, уход за взрослым членом семьи, карантин, протезирование в стационаре, долечивание в санатории сразу после стационара — весь период закрывает СФР с первого дня. Бухгалтерии остаётся передать в фонд сведения: заработок, стаж и способ выплаты.
Это делит и ответственность. Ошибка в вашей части — это недоплата или переплата сотруднику. Ошибка в переданных сведениях — это уже разбирательство с фондом. Излишне выплаченное пособие фонд взыщет со страхователя. А за недостоверные сведения оштрафует на 20% суммы излишних расходов, но не больше 5 000 ₽ и не меньше 1 000 ₽ (ст. 15.2 закона 255-ФЗ).
- Болезнь или бытовая травма работника — 3 дня работодатель, остальное СФР
- Уход за ребёнком любого возраста — весь период СФР
- Карантин по решению врача — весь период СФР
- Несчастный случай на производстве — весь период СФР, но по другому закону и без вычета из среднего заработка
- Долечивание в санатории после стационара — весь период СФР
Шаг 1. Средний дневной заработок за два года
Формула одна: сумма выплат за два календарных года, предшествующих году болезни, делится на 730. Для страхового случая 2026 года это заработок за 2024 и 2025 годы. Делитель всегда 730 — он не меняется ни из-за високосного года, ни из-за того, что человек часть периода не работал (ч. 3 ст. 14 закона 255-ФЗ).
В расчёт берут только выплаты, с которых начислялись страховые взносы: оклад, премии, надбавки, отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск. Не берут сами пособия, материальную помощь в пределах 4 000 ₽ в год, суточные в пределах норматива, выплаты по договорам аренды. Справка о заработке с прежней работы больше не нужна. Фонд видит эти суммы сам, по своим сведениям.
Заработок за каждый год обрезается предельной базой по страховым взносам за этот год. За 2024 год в расчёт войдёт максимум 2 225 000 ₽, за 2025 год — максимум 2 759 000 ₽, даже если человек заработал вдвое больше. Отдельное правило — замена лет. Если в 2024 или 2025 году сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, эти годы можно заменить на более ранние. Нужны два условия: письменное заявление сотрудницы и рост пособия после замены (ч. 1 ст. 14 закона 255-ФЗ).
Именно на этом шаге чаще всего ошибаются вручную: программы уровня Контур.Зарплата сами отбирают облагаемые выплаты и подставляют базы нужного года.
Контур.Зарплата 9.8/10
Бухгалтерам и кадровикам в компаниях любого размера, кто хочет точный расчёт ЗП
Шаг 2. Процент по страховому стажу
Страховой стаж — это все периоды работы, за которые за человека платили взносы на социальное страхование: работа по трудовым договорам, госслужба, военная служба. Размер пособия напрямую зависит от него, поэтому стаж считают с учётом каждого месяца. Считают его в полных годах и месяцах на день начала болезни, а не на день выхода на работу. Основание — ст. 7 закона 255-ФЗ.
| Страховой стаж | Процент среднего заработка | Комментарий |
|---|---|---|
| 8 лет и больше | 100% | Самый частый случай у сотрудников со стажем |
| От 5 до 8 лет | 80% | Границу считают на дату открытия листка |
| До 5 лет | 60% | Сюда же попадают вчерашние студенты |
| Меньше 6 месяцев | Пособие за полный месяц не выше МРОТ | Процент фактически не применяют |
| Уход за ребёнком до 8 лет | 100% независимо от стажа | Отдельная норма, действует с 2021 года |
| Заболел в течение 30 дней после увольнения | 60% независимо от стажа | Платит бывший работодатель и СФР по общей схеме |
Отдельно стоит уход за ребёнком до 8 лет: с 2021 года такой больничный оплачивают в размере 100% среднего заработка даже сотруднику со стажем в полтора года. Если ребёнку 8 лет и больше, работает обычная шкала 60–80–100, а при амбулаторном лечении с 11-го дня пособие падает до 50% среднего заработка.
Шаг 3. Минимум от МРОТ и максимум от предельных баз
Верхняя граница вытекает из предельных баз: (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 6 827,40 ₽ в день. Больше этой суммы за день сотрудник не получит, даже если его оклад — миллион в месяц. За 30 календарных дней болезни максимум составит 204 822 ₽ до удержания налога.
Нижняя граница привязана к МРОТ, который с 1 января 2026 года равен 27 093 ₽. Если пособие в пересчёте на полный календарный месяц оказалось меньше МРОТ, средний дневной заработок берут как МРОТ, делённый на число календарных дней месяца болезни (ч. 6.1 ст. 14 закона 255-ФЗ). В марте это 27 093 / 31 = 873,97 ₽ в день, в феврале — 27 093 / 28 = 967,61 ₽. Там, где действует районный коэффициент, минимальное пособие увеличивают на него.
| Граница | 2025 год | 2026 год | Рост |
|---|---|---|---|
| Максимальный средний дневной заработок | 5 673,97 ₽ | 6 827,40 ₽ | около 20% |
| Минимальный средний дневной заработок из МРОТ | 737,75 ₽ | 890,73 ₽ | около 21% |
| МРОТ для проверки минимума | 22 440 ₽ | 27 093 ₽ | 20,7% |
Здесь важно не спутать два минимума. Если заработка за два года не было совсем или он ниже 24 МРОТ, средний дневной заработок берут как 24 × МРОТ ÷ 730 = 890,73 ₽ — это цифра из таблицы. А правило «МРОТ ÷ дни месяца» работает уже с готовым пособием: месячная выплата не может быть ниже МРОТ. Проверять нужно обе границы и именно в таком порядке: сначала сравнить фактический средний дневной заработок с минимальным, затем с максимальным, и только потом применять процент по стажу. Перепутанный порядок — самая частая причина расхождения на несколько сотен рублей.
Примеры расчёта больничного в 2026 году
Четыре типовые ситуации с полной арифметикой. Все суммы — начисленные, до удержания налога.
| Ситуация | Заработок 2024 + 2025 | Средний дневной | Процент | Дней | Итого начислено |
|---|---|---|---|---|---|
| Инженер, стаж 11 лет | 900 000 + 1 020 000 ₽ | 2 630,14 ₽ | 100% | 7 | 18 410,98 ₽ |
| Менеджер, стаж 6 лет | 700 000 + 780 000 ₽ | 2 027,40 ₽ | 80% | 10 | 16 219,20 ₽ |
| Руководитель с доходом выше баз, стаж 4 года | 2 225 000 + 2 759 000 ₽ | 6 827,40 ₽ | 60% | 5 | 20 482,20 ₽ |
| Курьер, стаж 4 месяца, заработка не было, болел в марте | 0 ₽ | 873,97 ₽ из МРОТ | — | 10 | 8 739,70 ₽ |
Разберём первую строку до копейки. Средний дневной заработок: 1 920 000 / 730 = 2 630,14 ₽. Стаж 11 лет даёт 100%, значит дневное пособие равно тому же 2 630,14 ₽. За 3 дня работодатель начислит 7 890,42 ₽, за оставшиеся 4 дня фонд начислит 10 520,56 ₽. Налог 13% со всей суммы — 2 393 ₽, на руки сотрудник получит около 16 018 ₽ двумя платежами.
Третья строка показывает, зачем нужны предельные базы. Человек заработал за два года больше 6 млн ₽, но в расчёт вошло только 4 984 000 ₽, а стаж в 4 года срезал пособие ещё на 40%. Итог — 4 096,44 ₽ в день вместо интуитивных «оклад делить на 30». Четвёртая строка — обратный полюс: без заработка и со стажем меньше полугода пособие считают строго от МРОТ, и результат зависит от того, в каком месяце человек болел.
1С:Зарплата и управление персоналом 9.2/10
Среднему и крупному бизнесу, которому нужен полный цикл «кадры + зарплата»
Электронный листок нетрудоспособности и проактивные выплаты
Бумажных больничных нет с 1 января 2022 года: врач формирует электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) и подписывает его в системе, а номер попадает в базу СФР. Работник не приносит вам ничего. Он просто сообщает номер листка, а часто не сообщает и его. Уведомление о новом больничном само приходит работодателю в личный кабинет страхователя и в бухгалтерскую программу — если в ней включена подписка на ЭЛН.
Дальше работает проактивный порядок. Фонд сам присылает запрос на недостающие сведения, а у страхователя есть 3 рабочих дня, чтобы отправить ответ: сведения о заработке, страховом стаже, районном коэффициенте, реквизитах для перечисления. Заявление от сотрудника не требуется — оно отменено вместе с бумажными листками. Просрочка ответа стоит 5 000 ₽, а отказ представить документ — 200 ₽ за каждый (ст. 15.2 закона 255-ФЗ).
Сотруднику удобнее всего смотреть статус листка и сумму в личном кабинете на портале госуслуг: там видно, закрыт ли листок, ушли ли сведения от работодателя, назначено ли пособие. Компаниям, которые уже перевели кадровые документы в электронный вид, проще — реквизиты и сведения о сотруднике не приходится собирать заново, а приказы и согласия хранятся в системе электронного документооборота.
НДФЛ, взносы и сроки выплаты
Пособие по временной нетрудоспособности — единственное пособие, с которого удерживают НДФЛ: оно прямо исключено из перечня необлагаемых выплат в ст. 217 НК РФ. Ставка обычная, по прогрессивной шкале 2026 года: 13% с годового дохода до 2,4 млн ₽ и выше — от 15 до 22%. Каждый удерживает налог со своей части: работодатель — с трёх дней, СФР — со своей выплаты, отдельного пересчёта делать не нужно.
Страховые взносы на пособие не начисляются вообще — оно названо в перечне необлагаемых выплат в ст. 422 НК РФ. Именно поэтому больничные не увеличивают базу для будущих расчётов и не попадают в заработок при следующем страховом случае.
Сроки жёсткие с обеих сторон. Работодатель выплачивает свои 3 дня в ближайший день выплаты зарплаты после назначения пособия. СФР перечисляет свою часть в течение 10 рабочих дней со дня получения полного комплекта сведений. Обратиться за пособием можно в течение 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности — позже фонд назначит выплату только через специальную комиссию и при уважительной причине.
Что изменилось в расчёте больничного в 2026 году
Главное изменение техническое, но денежное: в расчётный период вошли 2024 и 2025 годы с более высокими предельными базами. Потолок дневного пособия вырос с 5 673,97 ₽ до 6 827,40 ₽ — примерно на 20%. Прежний потолок 5 673,97 ₽ в день — это примерно 170 000 ₽ в месяц. Прибавку почувствуют сотрудники с зарплатой выше этой планки. Заложите её в бюджет: расходы на первые 3 дня болезни у компании со штатом 50 человек вырастут пропорционально.
Второе — МРОТ 27 093 ₽ против 22 440 ₽ годом ранее. Подорожал не только минимум для новичков: любое пособие, которое в пересчёте на месяц ниже МРОТ, автоматически подтягивается к новой планке. Компаниям с большой долей персонала на неполном времени стоит пересчитать модель расходов на год вперёд.
Третье — темп изменений сам по себе. За последние годы отменили бумажные листки, ввели проактивные выплаты, застраховали с 2023 года исполнителей по договорам ГПХ — это гражданско-правовые договоры подряда и услуг, не трудовые. Ручная таблица в Excel такое не держит: она не знает ни новых баз, ни новых форм, а обновления в сервисах расчёта зарплаты приезжают вместе с релизом. Как мы оцениваем сервисы, которые эти обновления привозят автоматически, описано в методологии te9, а карточки вендоров собраны в разделе компании.
Моё дело — Зарплата 8.0/10
Малому и среднему бизнесу, который уже ведёт учёт в «Моё дело»
Цены — по данным te9 на сентябрь 2026 года. У сервиса Моё дело — Зарплата тариф «Базовый» стоит от 1 930 ₽/мес. У СБИС Зарплата модуль «Зарплата и кадры» — от 10 000 ₽/год. Базовая версия 1С:ЗУП обойдётся в 11 100 ₽ разово или от 755 ₽/мес в аренду. Контур.Зарплата даёт демо-версию на 3 месяца, а цену лицензии называет по запросу. Сравните эти суммы с ценой одной ошибки в пособии — и выбор становится арифметическим.
Частые ошибки в расчёте больничного
Ошибки повторяются из компании в компанию, и почти все стоят денег.
- Делят заработок на фактически отработанные дни вместо 730 — пособие завышается, переплату фонд взыскивает со страхователя
- Забывают обрезать заработок предельной базой — та же переплата плюс штраф до 5 000 ₽ по ст. 15.2 закона 255-ФЗ
- Включают в расчёт выплаты без взносов: материальную помощь до 4 000 ₽, сами больничные, компенсации — база раздувается
- Считают стаж на дату выхода на работу, а не на день открытия листка — сотрудник теряет 20 процентных пунктов на границе 5 и 8 лет
- Не проверяют минимум от МРОТ и районный коэффициент — недоплата, которую придётся доначислять с процентами по ст. 236 ТК РФ
Отдельная ошибка — молчание. Если не ответить на запрос фонда за 3 рабочих дня, сотрудник получит деньги позже и придёт с вопросами к бухгалтеру, а компания получит штраф 5 000 ₽. Автоматическая подписка на ЭЛН в учётной программе снимает этот риск полностью: уведомление приходит в систему в день открытия листка.
Что делать дальше
- Выпишите две границы 2026 года: 6 827,40 ₽ максимум и 890,73 ₽ минимум в день при нулевом или очень низком заработке
- Проверьте подписку на ЭЛН в учётной программе и расчёт стажа по сведениям о трудовой деятельности
- Пересчитайте один закрытый больничный вручную и сверьте с программой до копейки
- Заложите в бюджет рост расходов на первые 3 дня болезни примерно на 20%
- Сравните инструменты в подборке сервисов расчёта зарплаты, а при штате до пяти человек — связку с бухгалтерией для ИП
Больничный — это тот расчёт, где ошибка вылезает не сразу, а через квартал, вместе с требованием от фонда. Разложите его на три шага, зафиксируйте границы года и отдайте рутину программе из рейтинга te9: руками стоит проверять только нестандартные случаи вроде замены лет или неполного времени.
