Отпускные считают по одной формуле: средний дневной заработок умножают на число календарных дней отпуска. Средний заработок берут за 12 месяцев перед месяцем отпуска и делят на 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Дальше начинаются детали: какие выплаты входят в базу, как учесть больничный и повышение оклада, когда перечислить деньги. Разбираем по шагам, а считать за вас будут программы из рейтинга сервисов расчёта зарплаты.
Короткий ответ
Формула одна и закреплена в ст. 139 ТК РФ и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы — это постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Средний дневной заработок умножают на количество календарных дней отпуска. Сам средний дневной заработок — это все учитываемые выплаты за расчётный период, делённые на количество расчётных дней. Расчётный период — 12 календарных месяцев, которые идут перед месяцем начала отпуска.
Когда период отработан полностью, знаменатель фиксированный: 12 × 29,3 = 351,6 дня. При окладе 60 000 ₽ и годовом доходе 720 000 ₽ средний дневной заработок равен 2 047,78 ₽, а 14 дней отпуска стоят 28 669 ₽ до удержания НДФЛ — налога на доходы физических лиц. Дальше арифметика простая: умножили, удержали налог, выплатили.
Сложности начинаются, когда в периоде были больничные, командировки, отпуск за свой счёт или повышение оклада. Тогда меняется и числитель, и знаменатель — и именно здесь бухгалтеры ошибаются чаще всего. Ниже разбираем каждый шаг и считаем три сценария в рублях, чтобы рассчитать отпускные можно было даже без программы.
| Ваш случай | С чего начать | Почему так |
|---|---|---|
| ИП с 2–3 сотрудниками, бухгалтера нет | Зарплатный модуль в «Моё дело — Зарплата» | Считает отпускные и больничные и сдаёт отчётность за сотрудников в одном окне |
| Есть бухгалтер, много сложных начислений | Контур.Зарплата | Корректно отрабатывает отпуска, командировки и надбавки — там, где обычно и возникают ошибки |
| Штат от 50 человек, кадры и зарплата в одном контуре | 1С:Зарплата и управление персоналом | Полный цикл от кадрового приказа до отчёта 6-НДФЛ, суммы руками не переносят |
| Распределённый штат, компания уже сидит на СБИС | СБИС Зарплата | Личный кабинет сотрудника и подписание приказов онлайн |
| Нужно проверить чужой расчёт разово | Пересчитать по формуле из следующего раздела | Хватит оклада, дат отпуска и списка больничных за год |
Сравнить решения целиком можно в подборке сервисов расчёта зарплаты, а как мы выставляем оценки — описано в методологии.
Формула среднего дневного заработка и число 29,3
Средний дневной заработок (СДЗ) — это годовая зарплата, пересчитанная в стоимость одного календарного дня. Отпуск оплачивают именно в календарных днях, поэтому в знаменателе не рабочие смены, а среднемесячное число календарных дней — 29,3. Этот коэффициент пришёл на смену прежнему 29,4 после поправок 2014 года — Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ. С тех пор цифра не менялась.
Логика цифры такая: из 365 дней вычитают 14 нерабочих праздничных и делят на 12 месяцев. Получается 29,25, законодатель округлил до 29,3. Ставить в формулу фактическое число дней месяца нельзя — расчёт сразу разъедется.
Если хотя бы один месяц периода отработан не полностью, его пересчитывают отдельно: 29,3 делят на календарное число дней этого месяца и умножают на количество отработанных календарных дней. Результаты по всем месяцам складывают — это и есть расчётные дни.
| Элемент формулы | Как получить | Значение в примере |
|---|---|---|
| База | Сумма учитываемых выплат за расчётный период | 720 000 ₽ |
| Полные месяцы | Количество месяцев × 29,3 | 12 × 29,3 = 351,6 |
| Неполный месяц | 29,3 ÷ дней в месяце × отработанные календарные дни | — |
| СДЗ | База ÷ расчётные дни | 2 047,78 ₽ |
| Отпускные | СДЗ × дни отпуска | 28 669 ₽ за 14 дней |
Готовый СДЗ обязательно сверяют с нижней границей. Он не может быть меньше МРОТ, делённого на 29,3. МРОТ — это минимальный размер оплаты труда, с 1 января 2026 года он равен 27 093 ₽. Значит, нижняя граница — 924,67 ₽ за день. Если у сотрудника вышло меньше, в расчёт берут минимум — иначе трудовая инспекция признает оплату отпуска заниженной.
Расчётный период и как он сдвигается
Расчётный период — 12 полных календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск. Отпуск с 14 сентября 2026 года считают по периоду с 1 сентября 2025 года по 31 августа 2026 года. Месяц самого отпуска в период не входит, даже если сотрудник отработал в нём три недели.
Когда человек работает в компании меньше года, период начинается с даты приёма и заканчивается последним днём месяца перед отпуском. Право на первый отпуск возникает через 6 месяцев работы, но по соглашению сторон отпустить можно и раньше — формула от этого не меняется.
Отдельный случай — когда весь период состоит из исключаемых дней: сотрудница была в декрете или человек год болел. Тогда берут предыдущие 12 месяцев с отработанными днями. Если и там пусто, СДЗ считают от оклада за месяц начала отпуска.
- Отпуск с 1-го числа — период заканчивается последним днём предыдущего месяца, ничего не сдвигается
- Отпуск разбит на части — период определяют заново на каждую часть, СДЗ может отличаться
- Сотрудник переведён из другого подразделения той же компании — стаж и период не обнуляются
- Работа по совместительству — период считают отдельно по каждому трудовому договору
- Год отработан целиком, но были прогулы — дни прогула из знаменателя не убирают
Проверить границы периода стоит до того, как вы начнёте собирать суммы. Бухгалтеры часто берут «последние 12 месяцев от даты отпуска» вместо полных календарных месяцев — и в базу попадает половина сентября, а из знаменателя выпадает целый месяц. Ошибка тихая: расчёт выглядит правдоподобно, а сумма отличается на несколько тысяч рублей.
Компания вправе установить свой период — например, 6 месяцев, — но только если это не ухудшает положение работника. На практике так почти никто не делает: придётся считать дважды и сравнивать результаты.
Какие выплаты входят в расчёт, а какие исключаются
В базу попадает всё, что начислено за труд: оклад, сдельная оплата, доплаты за совмещение и ночные, надбавки за стаж и квалификацию, районные коэффициенты и северные надбавки, премии по действующей системе оплаты труда. Ориентир простой: если выплата предусмотрена положением об оплате труда и зависит от работы — она в базе.
А вот то, что не оплата за труд, в базу не идёт. Это материальная помощь, оплата питания, проезда, жилья и обучения, компенсация за неиспользованный отпуск, пособия по больничным, командировочные и суточные, дивиденды, подарки к праздникам. Отпускные за прошлые периоды тоже исключают — иначе средний заработок начнёт расти сам от себя.
Вместе с деньгами из знаменателя убирают и сами дни: больничный, ежегодный отпуск, командировку, простой не по вине работника, оплачиваемые дни ухода за ребёнком-инвалидом, отпуск без сохранения зарплаты. Не исключают только выходные и праздники — они уже учтены в коэффициенте 29,3.
С премиями действует отдельный порядок. Ежемесячные учитывают не больше одной за один и тот же показатель за каждый месяц периода. Квартальные берут по фактически начисленным внутри периода. Годовую премию за предшествующий календарный год включают целиком, даже если её начислили уже после окончания расчётного периода, — и это повод пересчитать отпускные задним числом.
Контур.Зарплата 9.8/10
Бухгалтерам и кадровикам в компаниях любого размера, кто хочет точный расчёт ЗП
Примеры расчёта в рублях: три сценария
Разберём три ситуации, которые закрывают почти все вопросы про то, как рассчитать отпускные на практике. Все суммы условные, ставка НДФЛ — базовые 13%, поскольку годовой доход в примерах не превышает 2,4 млн ₽.
| Сценарий | Расчётные дни | СДЗ | Начислено | НДФЛ 13% | На руки |
|---|---|---|---|---|---|
| Период отработан полностью, база 720 000 ₽, отпуск 14 дней | 351,6 | 2 047,78 ₽ | 28 669 ₽ | 3 727 ₽ | 24 942 ₽ |
| Был больничный 10 дней в июне, база без пособия 810 000 ₽, отпуск 28 дней | 341,83 | 2 369,60 ₽ | 66 349 ₽ | 8 625 ₽ | 57 724 ₽ |
| Принят 12 февраля, база 350 000 ₽, отпуск 7 дней в сентябре | 193,59 | 1 807,94 ₽ | 12 656 ₽ | 1 645 ₽ | 11 011 ₽ |
Во втором сценарии знаменатель собирается из двух частей. Одиннадцать полных месяцев дают 11 × 29,3 = 322,3 дня. Июнь отработан на 20 календарных дней из 30, значит 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53 дня. В сумме 341,83 дня — на 9,77 дня меньше полного года. Пособие по больничному в базу не попало, а дни болезни ушли из знаменателя. Поэтому средний дневной заработок здесь выше, чем в первом сценарии.
В третьем сценарии период короче года. Февраль отработан с 12-го по 28-е число, это 17 дней: 29,3 ÷ 28 × 17 = 17,79 дня. Полные месяцы с марта по август дают 6 × 29,3 = 175,8 дня. Итого 193,59 расчётного дня, СДЗ — 1 807,94 ₽, что выше минимума в 924,67 ₽, так что пересчитывать по МРОТ не нужно.
Отдельно проверяют индексацию. Если оклады подняли всем сотрудникам подразделения, выплаты до повышения умножают на коэффициент роста. При повышении оклада с 60 000 ₽ до 72 000 ₽ коэффициент равен 1,2, и отпускные из первого сценария вырастут примерно на 20%.
Сроки выплаты, НДФЛ и страховые взносы
Отпускные выплачивают не позднее чем за 3 дня до начала отпуска — это ст. 136 ТК РФ. Роструд считает эти дни календарными, поэтому при отпуске с понедельника 14 сентября деньги должны уйти не позднее четверга 10 сентября. Если крайний срок выпал на выходной, платят раньше, а не позже.
НДФЛ удерживают в день выплаты. Для отпускных дата получения дохода — это день перечисления денег, а не последний день месяца, как у оклада. Ставка зависит от накопленного дохода: 13% до 2,4 млн ₽ в год, дальше 15%, 18%, 20% и 22% по прогрессивной шкале. Перечислить налог нужно до 28 числа, если выплата прошла с 1 по 22 число месяца, и до 5 числа следующего месяца — если с 23 по последнее.
Страховые взносы работодатель платит сверх начисленной суммы. Единый тариф — 30% в пределах базы 2 979 000 ₽ на человека за год. Сверх этой базы ставка падает до 15,1%. Отдельно идут взносы на травматизм: от 0,2% до 8,5% в зависимости от вида деятельности. С отпускных в 28 669 ₽ по единому тарифу выйдет около 8 601 ₽ — это и есть реальная стоимость отпуска для компании.
Если отпуск переходит с одного месяца на другой, делить выплату не нужно: всю сумму начисляют и выплачивают один раз, до начала отпуска. А вот в отчётности она распадается по месяцам начисления, поэтому в расчёте 6-НДФЛ (квартальный отчёт по удержанному налогу) отпускные за декабрь и январь показывают в разных периодах. Это ещё один аргумент считать зарплату в программе, а не в таблице.
Все начисления затем попадают в 6-НДФЛ, РСВ (расчёт по страховым взносам) и персонифицированные сведения о работниках. Если отчётность вы сдаёте отдельно от расчёта, посмотрите сервисы сдачи отчётности — часть из них тянет суммы прямо из зарплатного модуля, и переносить их руками не приходится.
Моё дело — Зарплата 8.0/10
Малому и среднему бизнесу, который уже ведёт учёт в «Моё дело»
Компенсация за неиспользованный отпуск
При увольнении неотгулянные дни выплачивают деньгами по ст. 127 ТК РФ. За каждый полностью отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска — это 28 дней, делённые на 12 месяцев. Излишки округляют по правилу: отработано 15 дней и больше — месяц считается полным, меньше — отбрасывается.
Считают компенсацию по тому же среднему дневному заработку, что и обычные отпускные. Сотрудник из третьего сценария с СДЗ 1 807,94 ₽, отработавший 7 месяцев и ни разу не отдыхавший, накопил 16,31 дня и получит 29 488 ₽ до налога. Округлять дни в меньшую сторону нельзя — только в пользу работника.
С компенсации удерживают НДФЛ 13% и начисляют взносы 30% — она не относится к выплатам при сокращении, которые освобождены от налога в пределах трёх средних заработков. Выплатить её нужно в последний рабочий день вместе с окончательным расчётом.
Отдельно считают тех, кто отработал от 11 месяцев: им компенсацию платят как за полный год — все 28 календарных дней. А если сотрудник уходит, отгуляв отпуск авансом, работодатель удерживает излишек из окончательного расчёта, но не больше 20% от суммы выплаты. Остаток можно вернуть только добровольно или через суд.
Заменить отпуск деньгами без увольнения можно только в части, превышающей 28 календарных дней в год (ст. 126 ТК РФ). Беременным сотрудницам, работникам младше 18 лет и занятым на вредных производствах такая замена запрещена совсем.
1С:Зарплата и управление персоналом 9.2/10
Среднему и крупному бизнесу, которому нужен полный цикл «кадры + зарплата»
Частые ошибки при расчёте отпускных
Ошибки в отпускных дороже, чем кажется: они тянут за собой пересдачу отчётов 6-НДФЛ и РСВ, доплаты сотруднику с процентами и внимание трудовой инспекции. Разберём те, что встречаются в каждой второй проверке.
Задержка выплаты стоит дороже всего. За каждый день просрочки работодатель платит компенсацию по ст. 236 ТК РФ — 1/150 ключевой ставки Банка России от суммы долга за каждый день, а по ч. 6 ст. 5.27 КоАП должностному лицу грозит штраф 10 000–20 000 ₽, ИП — 1 000–5 000 ₽, компании — 30 000–50 000 ₽. Повторное нарушение поднимает планку до 100 000 ₽.
- Включили в базу материальную помощь или оплату питания — отпускные завышены, взносы и НДФЛ считаны неверно, нужна корректировка отчётности за квартал
- Не убрали из знаменателя дни больничного, оставив в базе само пособие — СДЗ занижен, сотруднику недоплатили, и он вправе взыскать разницу с процентами
- Пропустили индексацию после повышения окладов по всему подразделению — типичная недоплата 10–20% от суммы отпускных
- Не сверили средний дневной заработок с минимумом от МРОТ: при полной ставке это 924,67 ₽ в день, при неполной порог считают пропорционально отработанному времени
- Посчитали дни отпуска вместе с праздниками — по ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни в число дней отпуска не входят и отпуск продлевают
Отдельная беда — расчёт в таблице, которую бухгалтер ведёт сам. Формулы в ней не обновляются вслед за законом, а проверить их некому. Сервисы из рейтинга программ для зарплаты подтягивают изменения автоматически и хранят историю начислений, так что пересчёт задним числом занимает минуты, а не день.
Что делать дальше
В 2026 году порядок действий один и для бухгалтера компании, и для предпринимателя, который считает зарплату двум сотрудникам. Пройдите по чек-листу каждый раз, когда нужно рассчитать отпускные — это дешевле, чем исправлять начисления после жалобы.
- Определите расчётный период и выпишите исключаемые дни за 12 месяцев
- Соберите базу: оклад, надбавки, премии по системе оплаты труда, районный коэффициент
- Посчитайте расчётные дни и СДЗ, сверьте его с минимумом 924,67 ₽
- Умножьте СДЗ на дни отпуска, удержите НДФЛ и запланируйте платёж за 3 дня до старта
- Отразите начисление в отчётах 6-НДФЛ и РСВ и в персонифицированных сведениях
Если считаете вручную и постоянно спорите с калькулятором, выберите инструмент в подборке сервисов для расчёта зарплаты: там есть и десктопные программы для расчётчика, и облачные модули для микробизнеса. Предпринимателю без штатного бухгалтера пригодятся сервисы бухгалтерии для ИП и решения для сдачи отчётности. Часть исполнителей работает не по трудовому договору? Тогда пригодится раздел про самозанятых: отпускных там нет вовсе.
Приказ на отпуск и записку-расчёт удобно подписывать электронно: понадобится электронная подпись, а карточки поставщиков решений собраны в каталоге компаний.
