Зарплата начисляется по формуле «оклад за отработанное время плюс доплаты минус удержания». Сначала бухгалтер считает начисленную сумму по табелю, затем вычитает налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и другие удержания — остаток уходит на карту. Ниже разбираем каждый шаг на сквозном примере с окладом 60 000 ₽, а программы, которые считают это автоматически, собраны в рейтинге сервисов расчёта зарплаты.
Короткий ответ
Начисление зарплаты — это три действия подряд. Сначала считают, сколько человек заработал: оклад делят на норму рабочих дней месяца и умножают на отработанные дни, потом прибавляют доплаты и премии. Получается начисленная сумма — та самая «грязная» зарплата.
Дальше из неё вычитают НДФЛ — налог на доходы физических лиц, для большинства работников это 13%. Потом — остальные удержания: алименты, долг по исполнительному листу, возмещение ущерба. Остаток и уходит на карту.
Сам состав выплаты закреплён в ст. 129 ТК РФ: вознаграждение за труд плюс компенсационные выплаты плюс стимулирующие. Страховые взносы в эту формулу не входят. Их работодатель платит сверх зарплаты, из своих денег. Разбор этой части вынесен в отдельный материал: какие налоги платит работодатель за сотрудника.
| Ваш случай | С чего начать | Почему |
|---|---|---|
| ИП с 1–3 сотрудниками на окладе | Модуль зарплаты в онлайн-бухгалтерии — Моё дело — Зарплата | Расчёт, ведомости и отчёты за сотрудников живут рядом с бухгалтерией |
| Смены, ночные часы, вахта, северные надбавки | Контур.Зарплата | Сложные начисления, где ручной счёт чаще всего даёт ошибку |
| Кадры и зарплата в одном контуре | 1С:Зарплата и управление персоналом | Полный цикл: приём на работу, расчёт, отчётность |
| Распределённый штат, сотрудники сами смотрят расчёты | СБИС Зарплата | Есть личный кабинет сотрудника с начислениями онлайн |
| Считаете руками и хотите себя проверить | Пройдите сквозной пример ниже, затем сверьтесь с подборкой программ расчёта зарплаты | Ручной счёт терпим на одного-двух человек, дальше дешевле автоматизировать |
1. Оклад, ставка и зарплата — три разные вещи
Оклад — фиксированная сумма за полностью отработанный месяц. Он записан в трудовом договоре и в штатном расписании. В оклад не входят премии, доплата за ночные часы, районный коэффициент и оплата сверхурочных: всё это начисляют сверх него.
Заработная плата шире оклада. По ст. 129 ТК РФ она складывается из трёх частей: вознаграждение за труд (оклад или сдельная расценка), компенсационные выплаты за особые условия и стимулирующие выплаты вроде премии за результат.
Есть и другие формы. Часовая тарифная ставка удобна на сменных графиках: платят за каждый отработанный час. Сдельная расценка — за единицу продукции. Выбранная система оплаты труда фиксируется в положении об оплате труда и в трудовом договоре (ст. 135 ТК РФ), и переписать её задним числом нельзя.
- Оклад платят за норму рабочего времени, а не за календарный месяц целиком.
- Премия становится частью зарплаты, только если она описана в системе оплаты труда.
- С 1 сентября 2025 года снижение премии за дисциплинарное взыскание не может уменьшить месячную зарплату больше чем на 20% (ст. 135 ТК РФ).
- В неденежной форме разрешено выдавать не более 20% начисленной месячной зарплаты (ст. 131 ТК РФ).
2. Как считается оклад за неполный месяц
Главное правило: оклад делят на норму рабочих дней конкретного месяца по производственному календарю. Не на 30 и не на 29,3 — норма своя у каждого месяца.
Формула простая: оклад ÷ норма рабочих дней × отработанные дни. Отработанные дни берут из табеля учёта рабочего времени. Вести такой учёт работодатель обязан по ст. 91 ТК РФ, где заодно закреплена и норма — не более 40 часов в неделю.
Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней, сотрудник отработал 12, остальное — отпуск за свой счёт. Дневная часть оклада: 60 000 ÷ 20 = 3 000 ₽. Начислено: 3 000 × 12 = 36 000 ₽. Если бы бухгалтер поделил на 30 календарных дней, вышло бы 24 000 ₽ — недоплата в 12 000 ₽.
При часовой ставке логика та же, только вместо дней берут часы: оклад ÷ норма часов месяца × отработанные часы. Норму часов тоже смотрят в производственном календаре на конкретный месяц. В январе из-за праздников она самая маленькая, летом — самая большая. Календарь свой на каждый год, поэтому берите свежий.
3. Доплаты: сверхурочные, ночные, выходные и районный коэффициент
Доплаты начисляют поверх оклада, и у каждой есть законный минимум. Платить больше можно, меньше — нет. Ниже минимумы, которые чаще всего встречаются в расчёте зарплаты.
| За что доплата | Минимум по закону | Норма |
|---|---|---|
| Первые два часа сверхурочной работы | Полуторный размер | ст. 152 ТК РФ |
| Каждый следующий час сверхурочной | Двойной размер | ст. 152 ТК РФ |
| Работа ночью, с 22:00 до 6:00 | Плюс 20% часовой ставки за каждый час | ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства от 22.07.2008 № 554 |
| Работа в выходной или праздник | Двойной размер либо одинарный плюс день отдыха | ст. 153 ТК РФ |
| Районный коэффициент | По коэффициенту региона, начисляется сверх минимального размера оплаты труда (МРОТ) | ст. 316 ТК РФ |
Правила изменились дважды за последние годы. С 1 сентября 2024 года сверхурочные считают не от голого оклада: в базу входят компенсационные и стимулирующие выплаты (ст. 152 ТК РФ). С 1 марта 2025 года такое же правило заработало для выходных и праздников (ст. 153 ТК РФ).
Посчитаем на нашем окладе. При 60 000 ₽ и норме 160 часов часовая ставка равна 375 ₽. Сотрудник переработал три часа: 375 × 1,5 × 2 = 1 125 ₽ за первые два часа, 375 × 2 = 750 ₽ за третий. Доплата — 1 875 ₽. Больше 4 часов за два дня подряд и 120 часов в год перерабатывать нельзя (ст. 99 ТК РФ).
Районный коэффициент умножает всю начисленную сумму. При коэффициенте 1,15 начисление 60 000 ₽ превращается в 69 000 ₽. А вот с МРОТ сравнивают зарплату без районного коэффициента и северной надбавки — так решил Конституционный суд ещё в декабре 2017 года.
Контур.Зарплата 9.8/10
Бухгалтерам и кадровикам в компаниях любого размера, кто хочет точный расчёт ЗП
4. Аванс и вторая часть: сроки выплаты
Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца — это прямое требование ст. 136 ТК РФ. Конкретные даты работодатель назначает сам, но крайний срок жёсткий: не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена выплата.
На практике это выглядит так: за первую половину месяца — до 30-го числа этого же месяца, за вторую — до 15-го числа следующего. Разрыв между двумя выплатами получается не больше 15 дней. Формулировка «выплачиваем с 5-го по 10-е число» незаконна: в документах нужна одна конкретная дата.
Слова «аванс» в Трудовом кодексе нет. Первая выплата — это зарплата за фактически отработанное время в первой половине месяца, а не условные 40% от оклада. Считать её нужно по табелю, и Минтруд повторял это не раз.
- Дата выплаты выпала на выходной — деньги переводят накануне (ст. 136 ТК РФ).
- За задержку положена компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
- Штраф за нарушение сроков — до 50 000 ₽ на компанию и до 20 000 ₽ на директора (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
Технически обе выплаты обычно идут одной ведомостью через зарплатный проект банка, где открыт расчётный счёт компании. Реквизиты сотрудник вправе менять и указывать любой банк, предупредив за 15 календарных дней до дня выплаты.
5. НДФЛ в 2026 году: шкала и вычеты
С 2025 года налог на доходы физических лиц считают по пятиступенчатой шкале (ст. 224 НК РФ). Ключевой момент, который путают чаще всего: повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к сумме превышения порога.
| Доход с начала года | Ставка НДФЛ |
|---|---|
| До 2,4 млн ₽ | 13% |
| От 2,4 до 5 млн ₽ | 15% |
| От 5 до 20 млн ₽ | 18% |
| От 20 до 50 млн ₽ | 20% |
| Свыше 50 млн ₽ | 22% |
Удерживает налог работодатель: он выступает налоговым агентом и перечисляет НДФЛ в бюджет за сотрудника (ст. 226 НК РФ). Человек получает деньги уже очищенными от налога. Сроки перечисления такие: с выплат 1–22-го числа налог платят до 28-го числа того же месяца. С выплат 23-го числа и позже — до 5-го числа следующего.
Вычеты уменьшают базу, а не сам налог. Стандартный вычет на первого ребёнка — 1 400 ₽ в месяц, на второго — 2 800 ₽, на третьего и каждого следующего — 6 000 ₽, на ребёнка с инвалидностью родителям — 12 000 ₽ (ст. 218 НК РФ). Вычет применяют, пока доход с начала года не перевалил за 450 000 ₽.
С 2025 года заявление от работника для детского вычета не нужно — бухгалтерия применяет его по имеющимся сведениям о детях. Дальше суммы налога попадают в отчётность: 6-НДФЛ и уведомления по единому налоговому платежу. Инструменты для этой части собраны в подборке сервисов отчётности.
Моё дело — Зарплата 9.5/10
Малому и среднему бизнесу, который уже ведёт учёт в «Моё дело»
6. Что удерживают кроме налога
Удержания делятся на три группы. Обязательные — по исполнительным документам: алименты, штрафы, долги по кредитам. По инициативе работодателя — неотработанный аванс, счётная ошибка, материальный ущерб. По заявлению самого сотрудника — например, взносы в профсоюз.
Порядок строгий: сначала НДФЛ, потом всё остальное. Алименты и другие взыскания считают от суммы, которая осталась после налога, — так требует ст. 99 закона 229-ФЗ об исполнительном производстве.
Размер удержаний ограничен ст. 138 ТК РФ:
- обычный предел — 20% от суммы к выплате;
- 50% — когда удержаний несколько, по разным исполнительным листам;
- 70% — только алименты на несовершеннолетних детей, возмещение вреда здоровью и ущерба от преступления.
Материальный ущерб взыскивают в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Оформляют распоряжением не позднее месяца со дня, когда размер ущерба окончательно определили (ст. 248 ТК РФ). Если сумма больше среднего заработка или месяц пропущен — только через суд.
7. Сквозной пример: оклад 60 000 ₽ от начисления до карты
Условия задачи. Оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней, из них 11 приходятся на период с 1-го по 15-е число. Сотрудник отработал месяц полностью, у него один ребёнок, районного коэффициента в регионе нет.
| Шаг расчёта | Как считаем | Сумма |
|---|---|---|
| Начислено за первую половину | 60 000 ÷ 20 × 11 | 33 000 ₽ |
| НДФЛ с первой выплаты | (33 000 − 1 400) × 13% | 4 108 ₽ |
| На карту 30-го числа | 33 000 − 4 108 | 28 892 ₽ |
| Начислено за вторую половину | 60 000 − 33 000 | 27 000 ₽ |
| НДФЛ за месяц целиком | (60 000 − 1 400) × 13% | 7 618 ₽ |
| Удержать со второй выплаты | 7 618 − 4 108 | 3 510 ₽ |
| На карту 15-го числа | 27 000 − 3 510 | 23 490 ₽ |
| Итого на руки за месяц | 28 892 + 23 490 | 52 382 ₽ |
Проверка занимает секунду: начислено 60 000 ₽ минус НДФЛ 7 618 ₽ равно 52 382 ₽. Сошлось — значит, расчёт зарплаты верный. Детский вычет применяют один раз за месяц, поэтому во второй выплате его уже не повторяют.
Добавим алименты 25% на одного ребёнка. Их считают после налога: 52 382 × 25% = 13 095,50 ₽. На карту тогда уйдёт 39 286,50 ₽, и лимит в 70% не нарушен. Если бы в этом же месяце были те самые три часа сверхурочных, к начислению добавилось бы 1 875 ₽, а НДФЛ пересчитали бы со всей суммы месяца.
Отдельно проверьте нижнюю границу. За полностью отработанный месяц начисленная зарплата не может быть меньше МРОТ — в 2026 году это 27 093 ₽ до налога (ст. 133 ТК РФ). В регионах действует свой минимум по трёхстороннему соглашению, и он часто выше федерального (ст. 133.1 ТК РФ).
8. Расчётный листок: что в нём проверить
Расчётный листок — письменное извещение сотрудника о том, из чего сложилась его зарплата. Выдавать его обязан каждый работодатель при выплате второй части (ст. 136 ТК РФ). Форму листка компания утверждает сама, с учётом мнения представительного органа работников.
По закону в листке должно быть четыре блока: составные части зарплаты за период, иные начисленные суммы, размеры и основания каждого удержания, итоговая сумма к выплате. На практике это две колонки — «Начислено» и «Удержано» — плюс строка «К выплате».
- Отработанные дни в листке совпадают с табелем и графиком.
- Оклад тот же, что в трудовом договоре и штатном расписании.
- У каждого удержания указано основание: НДФЛ, номер исполнительного листа, заявление.
- Сумма «К выплате» равна тому, что реально пришло на счёт.
Выдавать листки можно и в электронном виде, если такой порядок закреплён локальным актом. Обычно это делают через кадровый электронный документооборот — КЭДО заменяет бумажные листки и подписи в ведомости. За невыдачу листков штрафуют по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: до 5 000 ₽ на должностное лицо и до 50 000 ₽ на компанию.
1С:Зарплата и управление персоналом 8.7/10
Среднему и крупному бизнесу, которому нужен полный цикл «кадры + зарплата»
9. Частые ошибки при начислении зарплаты
Оклад делят на календарные дни. Классика: 60 000 ₽ делят на 30, а не на 20 рабочих дней. При 12 отработанных днях разница составит 12 000 ₽ на одного человека за месяц. Трудовая инспекция трактует это как недоплату со всеми процентами по ст. 236 ТК РФ.
Платят фиксированный аванс 40% в любом случае. Если человек болел с 1-го по 15-е число, за первую половину месяца ему ничего не начислено. Вернуть переплату потом сложно: ст. 137 ТК РФ даёт на это один месяц и требует согласия работника.
Ставят плавающую дату выплаты. Формулировка «с 5-го по 10-е число» нарушает ст. 136 ТК РФ. Цена — до 50 000 ₽ на юрлицо по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, а при повторе штраф вырастает вдвое и появляется риск дисквалификации директора.
Считают сверхурочные от голого оклада. С 1 сентября 2024 года в базу входят надбавки и премии. Разница на трёх часах переработки небольшая, но при сменном графике за год набегают десятки тысяч рублей недоплаты.
Удерживают больше лимита. Без исполнительного листа нельзя забирать больше 20% от суммы к выплате, порог 70% работает только по алиментам на детей и возмещению вреда (ст. 138 ТК РФ). Лишнее придётся вернуть с процентами.
Сравнивают с МРОТ сумму на руки. Сравнивать нужно начисленную зарплату, до вычета налога. Работник с окладом 27 093 ₽ получит на карту меньше, и это законно.
Что делать дальше
- Выпишите из производственного календаря норму рабочих дней и часов на текущий месяц.
- Сверьте табель с фактическими днями каждого сотрудника до начала расчёта.
- Проверьте в трудовых договорах конкретные даты выплат и разрыв между ними — не больше 15 дней.
- Пересчитайте НДФЛ с детскими вычетами и следите за лимитом 450 000 ₽ по доходу с начала года.
- Выберите программу расчёта в рейтинге сервисов расчёта зарплаты — как мы считаем оценки, описано в методологии.
Про цены коротко. Моё дело — Зарплата стоит от 1 930 ₽/мес, СБИС Зарплата — от 10 000 ₽/год. Базовая версия 1С:Зарплата и управление персоналом обойдётся в 11 100 ₽ разово. У Контур.Зарплаты есть демо-версия на 3 месяца. Суммы взяты из карточек te9 по сведениям на сентябрь 2026 года.
Если сотрудников мало и бухгалтера нет, начните с онлайн-бухгалтерии для ИП: расчёт зарплаты там идёт вместе с налогами. Сравнить поставщиков между собой помогает каталог компаний. Полный список программ — в подборке для расчёта зарплаты.
