Выбирайте CRM по трём вещам: как с вами связываются клиенты, кто и что должен видеть внутри системы и сколько всё это стоит за год, а не за месяц. Ниже — чек-лист из 9 пунктов, который закрывается за неделю триала, и таблица «ваш случай → с чего начать» по девяти системам рейтинга te9.
Для рейтинга ТОП-9 CRM-систем мы разобрали 15 систем по методологии te9: заводили тестовые аккаунты, строили воронки, подключали мессенджеры и сверяли тарифы с сайтами вендоров. Главный вывод — малый бизнес чаще ошибается не в выборе системы, а в способе выбора: смотрит на цену тарифа и красоту интерфейса вместо того, что реально влияет на работу через полгода. Ниже — девять вопросов, которые нужно закрыть до оплаты. На каждый хватит 10–20 минут на бесплатном триале: он есть у всех девяти систем рейтинга, от 7 до 30 дней.
Короткий ответ: с чего начать
Если времени на полный отбор нет, отталкивайтесь от главного процесса, который должна закрыть система. Вот к чему мы пришли по итогам рейтинга — оценки по методологии te9, тарифы сверены 22 июля 2026 года.
| Ваш случай | С чего начать | Почему именно она |
|---|---|---|
| Продажи в переписке, отдел 2–50 человек | amoCRM, 9.7 | WhatsApp, Telegram и телефония из коробки, запуск за один-два дня |
| Нужна не только CRM: задачи, чат, документы | Битрикс24, 9.4 | Бесплатный тариф без лимита сотрудников, платные — фиксом за компанию |
| Интернет-магазин от 100 заказов в месяц | RetailCRM, 9.2 | Заказы с сайта, маркетплейсов и мессенджеров падают в одну ленту |
| Длинные сделки, важен контроль поручений | Мегаплан, 9.0 | Каждая сделка обрастает задачами со сроками и ответственными |
| Первая CRM, внедряете сами | OkoCRM, 8.5 | Все функции открыты на любом тарифе, поддержка отвечает за 2–5 минут |
| Агентство: продажи, проекты и финансы вместе | Аспро.Cloud, 8.2 | Сделка превращается в проект со счетами, актами и рентабельностью |
| Торговля: нужны склад и деньги внутри CRM | S2, 8.0 | Склад, финансы и KPI менеджеров уже в тарифе от 400 ₽ |
| Короткий цикл, менеджеров некогда учить | EnvyCRM, 7.8 | Сделка двигается кнопками за один-два клика, без заполнения полей |
| Команда от 10 человек, экономия важнее дизайна | Простой бизнес, 7.6 | 2 990 ₽ в месяц за всю компанию без ограничения сотрудников |
Дальше — сам чек-лист. Он нужен, чтобы проверить выбранный вариант до оплаты и не переезжать через полгода.
1. Считайте бюджет на год, а не на месяц
Цена «от 599 ₽ в месяц» на лендинге почти никогда не равна вашим расходам. Считайте полную стоимость владения на год: число сотрудников × тариф × 12, плюс платные виджеты, телефония и внедрение.
Здесь три ловушки. Первая — оплата только за длинный период: amoCRM не продаёт подписку короче полугода, S2 — короче квартала. Вторая — модель тарификации: системы «за пользователя» дешевле для команды из двух-трёх человек, а тарифы «за компанию» выгоднее от пяти. Третья — функции старших тарифов: автоматизация, роботы и интеграции часто закрыты в базовом плане, и реальный тариф окажется на ступень дороже заявленного.
Вот как выглядит год для команды из пяти человек по официальным тарифам:
| Система и тариф | Как считается | Год за 5 человек |
|---|---|---|
| amoCRM, «Базовый» | 599 ₽ за пользователя × 5 × 12 мес, оплата минимум за полгода | 35 940 ₽ |
| Битрикс24, «Базовый» | 2 490 ₽/мес фиксом за компанию до 5 человек | 29 880 ₽ |
| Мегаплан, пакет «Команда» | 5 лицензий на год одним платежом со скидкой 30 % | 30 000 ₽ |
| S2, «Старт» | 4 800 ₽ в год за пользователя × 5, помесячной оплаты нет | 24 000 ₽ |
| Простой бизнес, «Профи» | 2 990 ₽/мес за всю компанию без ограничения сотрудников | 35 880 ₽ |
Разница между крайними вариантами — почти 12 000 ₽ в год, и она полностью меняется при команде в 15 человек: поштучные тарифы вырастут втрое, а фикс за компанию останется прежним. Посчитайте свою таблицу до триала, а не после.
Битрикс24 9.4/10
Платформа для бизнеса: CRM, задачи, чат, видеозвонки, диск и сайты в одном окне. Единственный сервис рейтинга с бесплатным тарифом без лимита сотрудников.
2. Проверьте мессенджеры из коробки
Посмотрите, откуда к вам приходят обращения за последний месяц. Если это розница, услуги или онлайн-торговля, значительная часть клиентов уже пишет в WhatsApp и Telegram, а не звонит — и тогда работа с мессенджерами важнее половины остальных критериев.
Проверьте, что они подключаются штатно, а не через сторонний виджет за отдельные 500–1 500 ₽ в месяц. Критерии простые: переписка автоматически попадает в карточку сделки, менеджеры отвечают из CRM, а не с личных телефонов, один номер WhatsApp работает на весь отдел. На триале подключите реальный рабочий номер и отправьте себе тестовое сообщение — половина проблем вылезает именно здесь: задержки доставки, обрывы сессии, потерянные вложения.
amoCRM 9.7/10
Отделам продаж 2–50 человек, которые работают в мессенджерах
3. Узнайте, как переедут ваши данные
Если у вас уже есть база — в Excel, Google Таблицах или старой CRM — выясните до оплаты, как она переедет. Штатный импорт из таблиц есть у всех, но дьявол в деталях: переносится ли история сделок, переписка, задачи, файлы и связи «контакт — сделка», или только голый список телефонов.
Четыре вопроса поддержке, которые стоит задать в первый день триала:
- Импортируете ли историю сделок и переписку — или только контакты?
- Есть ли готовый перенос из нашей текущей CRM в один клик?
- Сколько стоит миграция силами интегратора и сколько дней занимает?
- Что будет с дублями: склеиваются автоматически или чистить вручную?
Ответ «выгрузите в Excel и загрузите к нам» при базе от тысячи контактов с историей означает недели ручной работы. Закладывайте миграцию в бюджет сразу: у интеграторов она стоит от 15 000 ₽. Отдельно спросите про обратный экспорт — сможете ли вы забрать свои данные, если решите уйти.
4. Телефония: найдите свою АТС в списке интеграций
Если отдел продаж звонит, CRM без телефонии теряет половину смысла: звонки не записываются, пропущенные не превращаются в задачи. Откройте каталог интеграций и найдите там свою АТС — Манго, UIS, Телфин или своего оператора связи. Формулировка «подключается через API» означает не интеграцию, а проект на 20–50 тысяч рублей.
Признаки нормальной связки: звонок в один клик из карточки, всплывающая карточка клиента при входящем, запись разговора прикрепляется к сделке, пропущенный вызов автоматически создаёт задачу «перезвонить». Если телефонии у вас ещё нет — выбирайте АТС после CRM, а не наоборот: список совместимых вариантов будет шире.
5. Права доступа: кто видит чужие сделки
Пункт, о котором вспоминают после первого уволившегося менеджера. Проверьте, умеет ли система ограничивать доступ: менеджер видит только свои сделки, руководитель — весь отдел, и никто не выгружает базу в Excel одной кнопкой.
В базовых тарифах гибких прав часто нет — они появляются ступенью выше, и это снова возвращает к пункту про бюджет. Отдельно посмотрите журнал действий: кто открывал карточку, кто менял сумму сделки, кто экспортировал контакты. Для бизнеса, где база клиентов — главный актив (салоны, агентства недвижимости, опт), этот пункт важнее интеграций.
6. Отчёты: какие цифры получите без настройки
Откройте раздел отчётов на триале и посмотрите, что система отдаёт из коробки: конверсию по этапам воронки, средний чек, цикл сделки, причины проигрышей, нагрузку по менеджерам. Хороший знак — когда базовые отчёты понятны без обучения и собираются за минуту. Плохой — когда ответ на вопрос «сколько мы заработали в мае с заявок из Telegram» требует конструктора отчётов и половины рабочего дня.
Если планируете считать окупаемость рекламы, сразу проверьте, что CRM принимает источники заявок и UTM-метки. Без этого сквозная аналитика не заработает никогда, сколько бы вы ни настраивали её потом.
7. Интеграции: составьте список своих сервисов заранее
Выпишите всё, с чем работаете: сайт, 1С или онлайн-бухгалтерию, банк, кассы, маркетплейсы, сервис рассылок. Затем проверьте каждый пункт в каталоге интеграций — и смотрите не на наличие галочки, а на цену и глубину связки. Часть «интеграций» — платные виджеты сторонних разработчиков за 500–2 000 ₽ в месяц, которые ломаются при обновлениях.
У amoCRM и Битрикс24 маркетплейсы приложений самые большие, у OkoCRM и EnvyCRM набор заметно скромнее — но конкретно вашей связки может не оказаться ни у кого.
8. Мобильное приложение: тестируйте на телефонах менеджеров
Если менеджеры бывают в полях — замеры, доставки, выезды к клиентам, — мобильное приложение становится основным интерфейсом. Проверяйте на реальном телефоне менеджера, а не на своём флагмане: создаётся ли сделка за 30 секунд, приходят ли пуши о новых заявках, можно ли позвонить из карточки и надиктовать комментарий голосом.
Разброс здесь большой: у amoCRM приложение полноценно заменяет десктоп, у Мегаплана и S2 оно заметно отстаёт от веб-версии. И обратная сторона: если вся команда сидит в офисе за компьютерами, не переплачивайте за этот критерий — вычёркивайте его из своего чек-листа.
9. Поддержка: замерьте скорость ответа на триале
Скорость поддержки проверяется только экспериментом. На триале задайте в чат два вопроса: простой («как добавить поле в карточку») и сложный («как настроить автоматическое распределение заявок между менеджерами»). Засеките время до ответа по существу — не до автоответа бота.
Разброс между системами измеряется не процентами, а порядками: OkoCRM в наших проверках отвечала за 2–5 минут и бесплатно помогала с настройкой, а на стартовых тарифах некоторых систем ответа ждут в общей очереди. Уточните заодно формат: работает ли поддержка в выходные, отвечает человек или бот, входит ли помощь с настройкой в тариф или продаётся отдельно как «внедрение» от 10 000 ₽.
Частые ошибки при выборе CRM
- Выбирать «самую популярную». Лидер рейтинга — не значит лучший для вас: amoCRM сильнее для отдела продаж, Битрикс24 — для компании, которой нужны ещё задачи и документы. Сначала сценарий, потом бренд.
- Внедрять всё и сразу. Воронка, роботы, аналитика и KPI в первый месяц — верный способ получить саботаж менеджеров. Запускайте этапами: сначала сделки и мессенджеры, автоматизация — со второго месяца.
- Не назначать ответственного. CRM без администратора за квартал зарастает дублями и «зависшими» сделками. Выделите одного человека, который правит поля, права и этапы воронки.
- Верить демо-презентации интегратора. На демо работает всё. Просите триал на своих данных: со своим номером WhatsApp, своей АТС и своей выгрузкой контактов.
- Сравнивать больше трёх систем одновременно. Дальше начинается паралич выбора: критерии смешиваются, а решение откладывается ещё на месяц.
Как принять решение за неделю
Все девять пунктов закрываются за одну неделю триала: день на расчёт бюджета и список интеграций, два дня на тест мессенджеров и телефонии, день на пробный импорт базы, остальное — на отчёты, мобильное приложение и переписку с поддержкой. Берите не больше двух-трёх систем одновременно.
Итоговый чек-лист перед оплатой:
- Бюджет посчитан на год, с виджетами, телефонией и внедрением
- Мессенджеры подключены и проверены на рабочем номере
- План миграции базы понятен, дубли не страшны, обратный экспорт есть
- Своя АТС есть в списке интеграций, звонок из карточки работает
- Права доступа закрывают сценарий «менеджер уволился»
- Нужные отчёты собираются без конструктора
- Критичные интеграции проверены руками на триале
- Мобильное приложение протестировано на телефонах команды
- Поддержка ответила по существу быстрее чем за час
Хотите сократить путь — начните с рейтинга ТОП-9 CRM-систем 2026: мы прошли этот чек-лист за вас, с тарифами на июль 2026 года и честным минусом у каждой системы. Для отдельных ниш есть свои подборки — например, ТОП-5 CRM для салонов красоты. А если CRM нужна не для продаж, а для порядка в задачах, посмотрите рейтинг планировщиков задач.