Вести бухгалтерию ИП самостоятельно реально: закон освобождает предпринимателей от бухучёта, а обязательный минимум — это книга учёта доходов и расходов, первичка, налоговый календарь и отчёты за работников, если они есть. Разберём, что делать каждый месяц, где проходит граница самостоятельности и во сколько обходится помощь. Тарифы и оценки — из рейтинга онлайн-бухгалтерий для ИП.
Короткий ответ
Предприниматель не ведёт бухгалтерский учёт в классическом виде: ни проводок, ни баланса, ни отчёта о финансовых результатах от ИП никто не ждёт. Освобождение прописано в законе «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ (ст. 6): достаточно вести налоговый учёт доходов и расходов. Всё, что предприниматели называют словом «бухгалтерия», — это налоговый учёт, первичные документы и отчётность.
Обязательный минимум почти для всех одинаков: книга учёта доходов и расходов, папка первички, вовремя уплаченные налоги и страховые взносы, одна декларация в год. ИП на УСН — упрощённой системе налогообложения — с объектом «Доходы» и без работников закрывает этот список за 2–3 часа в квартал, а инструмент часто достаётся бесплатно вместе с расчётным счётом.
Сложность растёт скачком в двух точках: когда появляется первый сотрудник и когда появляется НДС. До этих порогов вести бухгалтерию ИП самостоятельно — нормальная практика, после — вопрос цены вашей ошибки. Ниже — с чего начать в вашем случае.
| Ваш случай | С чего начать | Почему так |
|---|---|---|
| УСН «Доходы», работников нет | Включить бесплатный учёт в банке: Т-Бизнес Бухгалтерия или Точка Бухгалтерия | Налог считается по выписке, отчёт один в год |
| УСН «Доходы минус расходы» | Контур.Эльба или Моё дело | Нужен учёт расходов и подтверждающая первичка |
| Патент, подработка на НПД — налоге на профессиональный доход | Книга учёта доходов + любой сервис из рейтинга онлайн-бухгалтерий | Расходы не считаются, но доходы фиксировать обязательно |
| Есть 1–5 работников | Тариф с зарплатой и кадрами, см. сервисы расчёта зарплаты | Отчёты в ФНС и СФР идут каждый месяц |
| ОСНО — общая система налогообложения, НДС, импорт | 1С Фреш или СБИС Бухгалтерия плюс живой бухгалтер | Книги покупок и продаж вручную не ведут |
Что на самом деле обязан вести ИП
Освобождение от бухучёта не отменяет налоговый учёт — и путаница между этими понятиями стоит новичкам больше всего нервов. Налоговая не спросит у вас оборотно-сальдовую ведомость, зато спросит книгу учёта, договоры и подтверждение расходов, если вы их заявили.
Минимум предпринимателя складывается из пяти блоков. Первые три обязательны всегда, четвёртый включается вместе с сотрудниками, пятый — вместе с наличными и картами от физлиц. Всё остальное, что вам предложат «для порядка», — управленческий учёт: полезно, но не обязательно.
- Налоговый регистр: КУДиР на УСН (ст. 346.24 НК РФ), книга учёта доходов на патенте (ст. 346.53 НК РФ)
- Первичка: договоры, акты, накладные и УПД, счета, банковская выписка, чеки
- Расчёт и уплата налогов и взносов через единый налоговый счёт плюс уведомления об исчисленных суммах
- Кадры и зарплата: трудовые договоры, приказы, расчётные листки, отчёты в ФНС и СФР
- Кассовая дисциплина: чеки по 54-ФЗ с онлайн-кассы — контрольно-кассовой техники (ККТ) — и передача чеков оператору фискальных данных
Разница между режимами меньше, чем кажется. На УСН «Доходы» вы фиксируете только поступления, на УСН «Доходы минус расходы» — ещё и затраты с документами на каждую строку, на патенте считаете доходы ради контроля лимита. Подробный разбор платежей мы собрали в отдельном материале про налоги ИП на УСН.
КУДиР: как заполнять и не попасть на штраф
Книга учёта доходов и расходов — главный документ предпринимателя на упрощёнке. Записи вносят кассовым методом: доход появляется в день, когда деньги пришли на счёт или в кассу, а не когда подписан акт. Расход признают, когда он оплачен и фактически получен.
Заверять книгу в инспекции не нужно уже больше десяти лет, но хранить её обязательно и предъявлять по требованию. Срок хранения — те же 5 лет. По итогам года книгу выводят на печать, прошивают и подписывают — либо хранят в сервисе, где она формируется автоматически и обновляется вместе с формой. Именно на этом онлайн-бухгалтерия экономит больше всего времени: операции подтягиваются из банковской выписки, а вы только раскладываете спорные поступления по категориям.
Отсутствие книги налоговая квалифицирует как грубое нарушение правил учёта по ст. 120 НК РФ: 10 000 ₽ за один период, 30 000 ₽ — если нарушение длилось дольше, и 20 % от неуплаченного налога (минимум 40 000 ₽), если из-за этого занижена налоговая база. Для микробизнеса это цена нескольких лет подписки на сервис.
Контур.Эльба 9.8/10
ИП на УСН, ПСН или НПД и небольшим ООО без штатного бухгалтера
Первичка: какие документы хранить и сколько
Первичные документы — это не бюрократия ради бюрократии, а ваша защита в двух ситуациях: спор с контрагентом и вопросы инспекции о происхождении денег. Общий срок хранения налоговых документов — 5 лет с окончания периода, к которому они относятся (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Кадровые документы живут гораздо дольше — до 50 лет.
Основной источник данных — выписка по расчётному счёту, поэтому личную карту и деньги бизнеса лучше не смешивать. Правило простое: бизнес отдельно, личное отдельно. Прозрачные назначения платежей и понятные контрагенты снимают большую часть вопросов по 115-ФЗ, из-за которых банк вправе запросить документы и временно ограничить операции. Если счёта ещё нет, начните с подборки расчётно-кассового обслуживания — половина сервисов учёта работает именно в связке с банком.
| Документ | Зачем нужен | Сколько хранить |
|---|---|---|
| Договоры, акты, накладные, УПД | Подтверждают доход и расход | 5 лет |
| Банковская выписка и платёжки | Основа для КУДиР и расчёта налога | 5 лет |
| Чеки ККТ и отчёты по эквайрингу | Подтверждают выручку от физлиц | 5 лет |
| Декларации, уведомления, квитанции | Доказывают, что отчёт сдан и налог уплачен | 5 лет |
| Трудовые договоры, приказы, карточки | Кадровая история работников | до 50 лет |
Бумагу давно заменил электронный документооборот: подписанные документы приходят контрагенту за минуты и автоматически ложатся в архив сервиса. Для ИП без штата хватает бесплатных тарифов, где оплачивается только исходящий пакет.
Сотрудники: кадры, зарплата и отчёты
Первый работник превращает лёгкий учёт в регулярную работу. Трудовой договор оформляют в течение 3 рабочих дней с начала работы (ст. 67 ТК РФ), а сведения о приёме подают в СФР формой ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа. Опоздание с этим уведомлением — самый частый штраф у новичков-работодателей.
Дальше включается ежемесячный ритм: удержать НДФЛ, начислить страховые взносы по единому тарифу 30 %, подать уведомления и заплатить. Шкала НДФЛ пятиступенчатая: 13 % с годового дохода до 2,4 млн ₽, дальше 15, 18, 20 и 22 % по мере роста базы. Льготный тариф взносов 15 % с выплат сверх полутора МРОТ (при МРОТ 27 093 ₽ это выплаты сверх 40 640 ₽ в месяц) с 2026 года достался не всему малому бизнесу. Его оставили отраслям из перечня правительства — распоряжение от 27.12.2025 № 4125-р. Второе условие — профильная выручка не меньше 70 % дохода. Не попали в перечень — тариф обычный, 30 %.
Отчётность за работников идёт по кругу: персонифицированные сведения — до 25-го числа каждого месяца, РСВ и 6-НДФЛ — до 25-го числа после квартала, годовой 6-НДФЛ — до 25 февраля. Уведомления по НДФЛ подают дважды в месяц. Вручную такой график ведут единицы, поэтому логичнее выбрать тариф с зарплатным блоком или отдельный сервис из подборки сдачи отчётности.
Моё дело 9.5/10
ИП и ООО на УСН или патенте, в том числе в IT, рознице и общепите
Календарь ИП: годовой цикл задач по месяцам
Самостоятельный учёт разваливается не от сложности, а от забывчивости. Соберите один календарь и повесьте напоминания — большинство сервисов делают это за вас и присылают уведомление за несколько дней до срока. Ниже — базовый цикл для ИП на УСН; работодателям к нему добавляются ежемесячные строки.
Ритм получается такой: раз в месяц — десять минут на разбор выписки, раз в квартал — час на аванс и уведомление, раз в год — вечер на декларацию и сверку с инспекцией. Если вы попадаете в этот график, вести бухгалтерию ИП самостоятельно вам вполне по силам.
| Срок | Что сделать | Кого касается |
|---|---|---|
| 25 апреля, июля, октября | Уведомление об исчисленном авансе по УСН | Всех на УСН |
| 28 апреля, июля, октября | Заплатить аванс по налогу за квартал | Всех на УСН |
| 25 января, апреля, июля, октября | РСВ и 6-НДФЛ за квартал | ИП с работниками |
| 25 февраля | Годовой 6-НДФЛ за прошлый год | ИП с работниками |
| 25 апреля | Декларация по УСН за прошлый год | Всех на УСН |
| 28 апреля | Доплатить налог по УСН за год | Всех на УСН |
| 1 июля | Взнос 1 % с дохода свыше 300 000 ₽ за прошлый год | ИП с доходом выше лимита |
| 28 декабря | Фиксированные взносы за себя — 57 390 ₽ за 2026 год | Всех ИП |
Отдельно раз в год стоит запросить справку о сальдо единого налогового счёта: она показывает, все ли платежи зачтены и нет ли скрытой недоимки, на которую капают пени по ст. 75 НК РФ.
Сколько это стоит: сервис, аутсорс и бухгалтер в штате
Считать выгоду нужно в трёх валютах: деньги, часы и риск. Самостоятельный учёт в сервисе стоит дёшево, но занимает ваше время; аутсорс дороже, зато переносит ответственность на исполнителя; штатный бухгалтер для ИП оправдан крайне редко. Цифры ниже — по данным te9 на сентябрь 2026 года, методика оценки описана на странице методологии.
Ориентиры по рынку такие. Бесплатные банковские решения закрывают УСН «Доходы» и патент без работников. Самостоятельные сервисы стоят от 4 900 ₽ в год у Контур.Эльбы до 46 320 ₽ на «Премиуме» Моего дела. Облачная 1С Фреш обойдётся от 18 100 ₽ в год, СБИС Бухгалтерия — от 5 000 ₽ в год. Аутсорсинг начинается с 3 500 ₽ в месяц у Кнопки и 5 990 ₽ в месяц у бухгалтерского обслуживания Т-Банка, а тариф «с бухгалтером» у Точки — от 70 000 ₽ в год.
| Вариант | Во что обходится за год | Что закрывает | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерия банка | 0 ₽ со счётом в банке | Налог, КУДиР, декларация | УСН «Доходы» и патент без работников |
| Онлайн-сервис | от 4 900 до 46 320 ₽ | Плюс зарплата, кадры, счета, НДС | ИП на спецрежимах, до 10 человек |
| Облачная 1С | от 18 100 ₽ | Любой режим, включая ОСНО | Тем, кто знает 1С или нанял приходящего бухгалтера |
| Аутсорс-команда | от 42 000 до 468 000 ₽ | Учёт целиком и ответственность за ошибки | Рост оборота, работники, НДС |
| Бухгалтер в штате | около 940 000 ₽ при окладе 60 000 ₽ в месяц | Всё, но с вашим управлением | Крупному бизнесу, не типичному ИП |
Строка про штат считается просто: 720 000 ₽ зарплаты в год плюс страховые взносы работодателя по обычному тарифу 30 % — ещё 216 000 ₽. Разница с сервисом — сотни тысяч рублей в год: за те же деньги можно двадцать лет платить за подписку или десять лет держать аутсорс на стартовом пакете.
Т-Бизнес Бухгалтерия 9.2/10
ИП на УСН «Доходы» и селлерам маркетплейсов, у кого счёт в Т-Банке
Когда вести бухгалтерию самостоятельно уже опасно
Граница проходит не по обороту, а по сложности операций. Пока у вас один режим, один счёт и понятные клиенты, риск ошибки невелик. Как только появляются агентские отчёты маркетплейсов, авансы, возвраты и валютные контракты, цена самостоятельности растёт быстрее экономии на подписке.
Проверьте себя по списку. Два и более совпадения — сигнал передать учёт специалистам хотя бы частично: например, оставить себе первичку, а расчёт налогов и отчётность отдать сервису с бухгалтером.
- Вы вышли на общий режим или обязаны платить НДС при выручке свыше 20 млн ₽ в год
- В штате больше пяти человек, есть больничные, отпуска и увольнения
- Продажи идут через маркетплейсы: доход считается до удержания комиссии
- Вы дважды за год пропускали срок платежа или получали требование инспекции
- Банк запрашивал документы по 115-ФЗ и ограничивал операции по счёту
Есть и обратный сценарий: упростить сам режим. Для микробизнеса без работников иногда выгоднее уйти на автоматизированную упрощёнку, где налог считает сама ФНС по данным банка, — что это такое, мы разобрали в материале про АУСН. А если вы только выбираете режим, начните с инструкции по переходу на УСН.
Кнопка 8.0/10
IT-командам, селлерам и сервисному бизнесу, кому нужен бухгалтер, юрист и ассистент в одном пакете
Частые ошибки при самостоятельном учёте
Ошибки предпринимателей повторяются из года в год, и почти все они стоят конкретных денег. Самая дорогая — считать налог по деньгам, реально пришедшим на счёт от маркетплейса. Доходом признаётся вся сумма продажи до удержания комиссии площадки, и разница вскрывается при первой же сверке: доначисление плюс штраф 20 % по ст. 122 НК РФ.
Вторая по цене — забытые уведомления об исчисленных суммах. Деньги на едином налоговом счёте есть, а инспекция не знает, к какому налогу их отнести, и начисляет пени. Дальше по списку — остальные грабли и цена каждой.
- Не вести КУДиР весь год и сесть за неё в апреле: ст. 120 НК РФ, от 10 000 до 30 000 ₽
- Пропустить декларацию: ст. 119 НК РФ, 5 % от налога за каждый месяц, но не менее 1 000 ₽ и не более 30 %
- Не уменьшать налог на страховые взносы: переплата до 57 390 ₽ плюс 1 % с превышения
- Оплачивать личные покупки с расчётного счёта: расходы снимут, а банк запросит пояснения
- Хранить документы только в почте: при потере доступа подтвердить расходы нечем
Что делать дальше
Соберите систему за один вечер — дальше она работает почти сама. Начните с инструмента. Если счёт открыт в Т-Банке, Точке или Сбере, включите встроенную бухгалтерию и не платите отдельно. Нужен независимый сервис — сравните тарифы в подборке онлайн-бухгалтерий для ИП. Когда банк уже выбран, посмотрите карточки СберБизнес Моя бухгалтерия и Делобанк Бухгалтерия.
- Проверить свой режим и лимиты по доходу на текущий год
- Подключить сервис учёта и настроить автозагрузку банковской выписки
- Выпустить электронную подпись и проверить отправку отчёта в тестовом режиме
- Перенести сроки из календаря выше в напоминания на телефоне
- Раз в квартал сверять сальдо ЕНС и складывать первичку в один архив
Если после этих шагов на учёт всё равно уходит больше дня в месяц — считайте, что вы уже платите бухгалтеру своим временем. Переходите к платному тарифу или к аутсорсу из рейтинга сервисов бухгалтерии.
