Табель учета рабочего времени — обязательный документ: ч. 4 ст. 91 ТК РФ требует фиксировать время, фактически отработанное каждым сотрудником. Заполняют его по форме Т-12, Т-13 или собственному бланку, отмечая явки и отклонения кодами Я, В, ОТ, Б, К, НН. Разбираем, где брать основания и как не получить штраф, а если кадры уже без бумаги — смотрите рейтинг систем кадрового ЭДО.
Короткий ответ
Заполнить табель — значит каждый рабочий день поставить напротив фамилии сотрудника буквенный код и число отработанных часов, а в конце месяца подвести итоги и отдать документ в расчёт заработной платы. Обязанность вести такой учёт закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ и не зависит от размера бизнеса: ИП с одним продавцом отвечает так же, как холдинг.
Форму вы выбираете сами. Унифицированные бланки Т-12 и Т-13 идут из постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Для коммерческих организаций они необязательны с 2013 года. Но каркас удобный: там уже есть сетка дней, коды и итоговые графы. Бюджетные учреждения заполняют форму 0504421 по приказу Минфина № 52н — её скачать и переделать под себя нельзя.
Главное правило заполнения одно: под каждой отметкой лежит документ. Отпуск опирается на приказ, больничный — на электронный листок нетрудоспособности, командировка — на приказ о направлении. Отметка без основания при проверке превращается в нарушение, а расхождение табеля с расчётным листком — в трудовой спор о недоплате.
Ниже короткая развилка по вашему случаю. В таблице встретится слово КЭДО: это кадровый электронный документооборот, то есть работа с кадровыми документами без бумаги.
| ваш случай | с чего начать | почему |
|---|---|---|
| Кадры на бумаге, до 15 человек | Взять бланк Т-13 и вести выборочным способом | Минимум трудозатрат: отмечаете только отклонения от графика |
| Уже работаете в 1С:ЗУП | Подключить 1С:Кабинет сотрудника | Заявления и приказы попадают в табель без повторного ввода данных |
| Сотрудники в разных городах | Смотреть Контур.КЭДО и другие сервисы из рейтинга систем кадрового ЭДО | Основания для кодов приходят подписанными в тот же день |
| Смены, ночные часы, сверхурочные | Своя форма табеля плюс сервис из подборки расчёта зарплаты | Дробные ячейки «код/часы» удобнее считать автоматически |
| ИП без своего бухгалтера | Аутсорсинг из подборки бухгалтерии для ИП | Табель и расчёт ведёт один человек, расхождений не будет |
Зачем нужен табель и кто обязан его вести
Табель учета рабочего времени закрывает четыре задачи сразу: подтверждает фактически отработанное время, служит основанием для оплаты труда, кормит данными статистическую отчётность и защищает работодателя в споре. Без него не обосновать ни оклад за неполный месяц, ни доплату за ночные часы, ни удержание за прогул.
Вести табель обязаны все работодатели, у которых есть хотя бы один человек по трудовому договору, — организации и ИП одинаково. Исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) в документ не попадают: у них нет режима рабочего времени, есть результат работы. А вот внешние совместители, дистанционные сотрудники и работники на неполном дне включаются обязательно.
Второй читатель табеля — налоговая. Расходы на оплату труда принимаются, только если подтверждены первичными документами (ст. 252 НК РФ), и табель здесь основной источник данных. Третий — трудовая инспекция: отсутствие учёта она квалифицирует по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Штраф должностному лицу и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽
- Штраф организации — от 30 000 до 50 000 ₽
- Повторное нарушение — до 20 000 ₽ руководителю и до 70 000 ₽ компании
- Дополнительно снимут расходы по налогу на прибыль за месяцы без табеля
Т-12, Т-13 или своя форма: что выбрать
Т-12 — бланк на двух разворотах: раздел 1 отвечает за учёт рабочего времени, раздел 2 — за расчёт с персоналом по оплате труда. Если зарплату считает отдельная программа, раздел 2 просто не заполняют. Т-13 короче: только время, без денег, изначально бланк рассчитывали на автоматизированную обработку данных.
Собственная форма законна, если утверждена приказом руководителя как приложение к учётной политике и содержит обязательные реквизиты первичного документа из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: название, дату составления, наименование компании, содержание факта хозяйственной жизни, величину измерения, должности и подписи ответственных лиц.
Свою форму делают, когда в Т-13 не хватает граф: сменный график с переходом через полночь, суммированный учёт с длинным учётным периодом, проектные часы. Коды при этом обычно переносят из Т-12 — их узнают и сотрудники, и проверяющие, и бухгалтерия.
| параметр | Т-12 | Т-13 | своя форма |
|---|---|---|---|
| Основание | Постановление Госкомстата № 1 | Постановление Госкомстата № 1 | Приказ по компании |
| Расчёт зарплаты внутри | Да, раздел 2 | Нет | На ваше усмотрение |
| Заполнение | Обычно вручную | Ручное и автоматизированное | Любое |
| Кому удобна | Малый бизнес без учётной программы | Компании с кадровой системой | Сложные графики и смены |
| Что проверят | Полноту раздела 1 | Полноту граф и итоги | Реквизиты по 402-ФЗ |
Способов заполнения тоже два. Сплошной — отмечаете каждый день у каждого работника, включая выходные. Выборочный — ставите только отклонения от графика: отпуск, больничный, командировку, переработку, а остальные дни закрываются нормой автоматически. Второй быстрее, но подходит только при стабильном режиме без плавающих смен.
Контур.КЭДО 9.8/10
Компаниям с удалёнными и распределёнными сотрудниками, крупным HR-отделам
Буквенные и цифровые коды в табеле
Каждая ячейка состоит из двух строк: сверху код, снизу продолжительность работы в часах. Код бывает буквенный (Я, ОТ, Б) и цифровой (01, 09, 19) — они равнозначны, но выбранный вариант держат весь год. Смешивать буквы и цифры в одном документе не стоит: расшифровка становится неоднозначной, а при сверке с приказами легко ошибиться.
Часы проставляют только там, где человек действительно работал. У кодов отсутствия — В, ОТ, Б, К, ПР, НН — нижняя строка остаётся пустой. Исключение составляют простои и сокращённые дни: там часы нужны, иначе оплату не рассчитать.
| код | цифра | что означает | часы |
|---|---|---|---|
| Я | 01 | Работа в дневное время | Да |
| Н | 02 | Работа в ночное время | Да |
| РВ | 03 | Работа в выходной или праздничный день | Да |
| С | 04 | Сверхурочная работа | Да |
| К | 06 | Служебная командировка | Нет |
| ПК | 07 | Повышение квалификации с отрывом от работы | Нет |
| ОТ | 09 | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | Нет |
| ОД | 10 | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | Нет |
| У | 11 | Учебный отпуск с сохранением заработка | Нет |
| Р | 14 | Отпуск по беременности и родам | Нет |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребёнком | Нет |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения заработка по согласию сторон | Нет |
| ОЗ | 17 | Отпуск без сохранения заработка по ТК РФ | Нет |
| Б | 19 | Больничный с назначением пособия | Нет |
| Т | 20 | Нетрудоспособность без назначения пособия | Нет |
| Г | 23 | Исполнение государственных обязанностей | Нет |
| ПР | 24 | Прогул | Нет |
| В | 26 | Выходные и нерабочие праздничные дни | Нет |
| НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам | Нет |
| РП | 31 | Простой по вине работодателя | Да |
| НП | 32 | Простой по независящим причинам | Да |
Полный перечень в Т-12 длиннее — 36 позиций, включая забастовку (ЗБ, 29), вынужденный прогул (ПВ, 22) и отстранение от работы (НО, 34). В своей форме вы вправе добавить собственные обозначения, но описать их нужно в том же приказе, которым утвердили бланк.
Как отметить отпуск, больничный, командировку и прогул
Отпуск. Основной оплачиваемый отпуск идёт кодом ОТ на все календарные дни из приказа, кроме нерабочих праздничных: они в число дней отпуска не входят, отмечаются кодом В и продлевают отдых (ст. 120 ТК РФ). Выходные внутри отпуска тоже остаются под В. Учебный отпуск с сохранением заработка — У, отпуск за свой счёт — ДО или ОЗ, в зависимости от того, дали вы его по договорённости или обязаны были по ТК РФ.
Больничный. Пока листок нетрудоспособности не закрыт и не пришёл из Социального фонда России (СФР), ставьте НН. После получения электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) перекройте эти дни кодом Б. Если пособие не назначается — кодом Т. Часы в такие дни не проставляются, а сам номер ЭЛН лучше записать в реестр оснований: при проверке это первый вопрос.
Командировка. Все дни из приказа, включая дорогу и выходные в пути, отмечают К. Если сотрудник в командировке работал в свой выходной по письменному распоряжению, поверх ставят РВ и оплачивают по ст. 153 ТК РФ. Без этой отметки человек получит только суточные и средний заработок, а разницу потом взыщет через инспекцию.
Прогул. Код ПР ставят не в день отсутствия, а после того, как факт зафиксирован: акт об отсутствии, письменное требование объяснений и два рабочих дня на ответ (ст. 193 ТК РФ). До выяснения дни закрывают кодом НН и потом исправляют. Поспешный ПР — самая частая причина, по которой суд восстанавливает уволенного и взыскивает средний заработок за всё время спора.
HRlink 9.4/10
Среднему и крупному бизнесу, госсектору и IT, кому нужен чистый КЭДО-лидер
Сверхурочные, работа в выходной и ночные часы
Переработка не растворяется в коде Я. Сверхурочные — это часы за пределами нормы по инициативе работодателя. Они идут отдельной строкой под кодом С и жёстко лимитированы: не больше 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год на человека (ст. 99 ТК РФ). Оплата — первые 2 часа не меньше чем в полуторном размере, дальше не меньше чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). С 1 сентября 2024 года считают не от голого оклада, а от зарплаты со всеми надбавками и премиями.
Работа в выходной или праздник — код РВ, оплата двойная либо одинарная плюс отгул по выбору работника (ст. 153 ТК РФ). Ночные часы с 22:00 до 06:00 отмечают кодом Н, доплата — не меньше 20 % часовой ставки (ст. 154 ТК РФ и постановление Правительства № 554 от 22.07.2008).
В один день часто сочетаются два кода. Тогда ячейку делят: в верхней строке Я и С через дробь, в нижней — 8 и 3. Кадровые программы расчерчивают такие ячейки сами, на бумажном бланке это делают вручную и часто ошибаются в итоговой сумме часов за месяц.
| ситуация | коды | часы | как оплачивается |
|---|---|---|---|
| Обычный день | Я | 8 | По окладу или тарифу |
| Задержался на 3 часа по приказу | Я / С | 8 / 3 | 2 часа в 1,5 раза, третий вдвойне |
| Вышел в субботу | РВ | 6 | Вдвойне либо одинарно плюс отгул |
| Смена с 20:00 до 08:00 | Я / Н | 4 / 8 | Ночные с доплатой от 20 % |
| Простой не по вине сторон | НП | 8 | Не менее 2/3 тарифной ставки |
Кто ведёт табель, кто подписывает и сколько его хранить
Ответственного назначают приказом, иначе непонятно, с кого спрашивать. В маленькой компании это кадровик или бухгалтер, в средней — руководитель каждого подразделения, который сдаёт свой участок, а сводный документ собирает кадровая служба. Фамилии в приказе обязаны совпадать с подписями в табеле.
Подписей в Т-12 и Т-13 три: тот, кто вёл табель, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. Печать не нужна ни на одной форме. В собственном бланке состав подписантов вы определяете сами, но требование указать должности и фамилии остаётся из ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Хранят табели 5 лет со дня закрытия периода — так установлено перечнем Росархива, утверждённым приказом № 236 от 20.12.2019. Если сотрудники заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, срок вырастает до 50 лет для документов, созданных после 2003 года. За нарушение правил хранения грозит ст. 13.20 КоАП РФ — до 10 000 ₽ на организацию.
- Приказ об ответственных — переиздавать при смене людей
- График сдачи табелей в бухгалтерию — закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА)
- Реестр оснований (приказы, ЭЛН, служебные записки) — вести параллельно
- Архив закрытых табелей — 5 лет, при вредных условиях 50 лет
Хранить архив на своих серверах нужно не всем. Если это ваш случай, смотрите решения с установкой on-premise — то есть на ваше оборудование, а не в чужое облако. Такой вариант есть у EnDocs и HRBOX: архив физически остаётся внутри компании.
Электронный табель: как это выглядит в сервисе КЭДО
Кадровый электронный документооборот — ведение кадровых документов без бумаги по 377-ФЗ и статьям 22.1–22.3 ТК РФ; подробно мы разбирали механику в статье что такое кэдо. Табель в список бумажных исключений не входит: его можно вести и подписывать электронной подписью, оригинал на бумаге не нужен.
Выигрыш здесь не в самом бланке, а в основаниях. Сотрудник подаёт заявление на отпуск в мобильном приложении, руководитель согласует, кадровик подписывает приказ — и дни автоматически закрываются кодом ОТ. Больничный подтягивается из СФР по номеру ЭЛН, командировка — из приказа. Кадровику остаётся проверить отклонения и нажать «Закрыть месяц».
Дальше отработанные часы уходят в расчёт заработной платы. У сервисов из подборки кадрового ЭДО связка с 1С:ЗУП идёт из коробки. HRlink заявляет подключение примерно за 15 минут, VK HR Tek внедряется за 7-28 дней. СБИС КЭДО работает со 160+ типами кадровых документов. Цены по данным te9 на сентябрь 2026: лицензия от 500 ₽/год за человека у HRlink и от 400 ₽/год у VK HR Tek. У 1С:Кабинета сотрудника — от 28 ₽/мес за сотрудника, у СБИС — от 6 000 ₽/год за организацию.
1С:Кабинет сотрудника 9.0/10
Компаниям, уже работающим на стеке 1С:ЗУП или Бухгалтерия
Если кадровых бумаг немного, а обмен с контрагентами уже электронный, посмотрите операторов ЭДО: часть из них закрывает и кадровый контур тем же личным кабинетом. Как мы считаем оценки и что именно проверяем у каждого сервиса — в методологии te9.
Частые ошибки в табеле и что они стоят
Табеля нет вовсе. Самая дорогая ошибка: ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ даёт от 30 000 до 50 000 ₽ на организацию, при повторе — до 70 000 ₽. Параллельно налоговая снимает расходы на оплату труда за непокрытые месяцы, и доначисление обычно превышает сам штраф.
Все дни закрыты кодом Я. Так делают, когда табель заполняют задним числом одним махом. Явка в день, на который есть приказ об отпуске или закрытый ЭЛН, — прямое противоречие документам. Инспектор находит его сверкой за пять минут, а сотрудник получает повод требовать перерасчёт отпускных.
Сверхурочные спрятаны в обычную явку. Переработка без кода С оплачивается как норма, то есть человеку недоплачивают от 50 до 100 % за каждый лишний час. Сверху идёт компенсация за задержку по ст. 236 ТК РФ — 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки, и считается она с момента, когда зарплату должны были выплатить.
НН, оставленный навсегда. Код неявки по невыясненным причинам — временный. Если он висит месяцами, вы либо не оплатили больничный, либо не оформили прогул и потеряли право на взыскание: срок применения дисциплинарного взыскания — 1 месяц со дня обнаружения (ст. 193 ТК РФ).
Исправления замазкой или новым файлом. Табель — первичный документ, корректор его убивает. Правильно: зачеркнуть одной чертой, вписать верное значение, добавить «Исправленному верить», подпись и дату. Если период закрыт и деньги выплачены, оформляют корректирующий табель и перерасчёт в следующем месяце.
Ведение табеля без приказа об ответственных. Формально документ подписан неизвестно кем. При споре суд легко ставит под сомнение и часы, и основания, а вся конструкция оплаты труда за период рассыпается.
Что делать дальше
- Издать приказ о форме табеля и ответственных за его ведение
- Выбрать буквенные или цифровые коды и закрепить выбор в ЛНА
- Настроить график сдачи: за первую половину месяца и по итогам
- Свести табель с приказами и ЭЛН до расчёта заработной платы
- Проверить архив: 5 лет хранения, 50 лет при вредных условиях
Когда ручная сетка перестаёт помещаться в голову, пора смотреть автоматизацию. Начните с систем кадрового ЭДО — они закрывают основания для кодов, а дальше подключайте сервисы расчёта зарплаты. ИП без штатного бухгалтера проще отдать участок целиком: варианты собраны в подборке бухгалтерии для ИП, а профили вендоров — в каталоге компаний.
